Boodschappenlijst voor een informatieavond van de gemeente

Voor een gemeentelijke informatieavond heb je meer nodig dan stoelen en een presentatie. Richt een registratiepunt in, zorg dat beeld en geluid werken en plan koffie, water en servies voor de aangemelde bezoekers. Controleer vooraf kabels, aansluitingen en een offline versie van de presentatie. Met deze boodschappenlijst zie je welke spullen je moet kopen, lenen of reserveren voordat de zaal wordt ingericht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Spreektafel

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Presentatieklikker
HDMI-kabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffieautomatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 120
Routebordenaantal 8
Pijltjesstickersaantal 20
Informatiebordenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 4 liter
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Citroenen - 12 stuks
- Boter - 1 kilo
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Jonge kaas - 2 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Kipfiletbeleg - 1,5 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Gemengde sla - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoutjes - 4 zakken
- Volkoren crackers - 6 pakken
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 6 schalen
- Glutenvrije crackers - 2 pakken
- Vegan beleg - 2 verpakkingen
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Servetten - 500 stuks
- Koffiefilters - 2 pakken
- Theelepels - 150 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfectiedoekjes - 4 pakken

Tips

Neem voor iedere bezoeker een naamkaartje mee en leg daarnaast ongeveer 10 procent extra klaar voor onverwachte bezoekers of typefouten bij de registratie.
Test laptop, beamer, projectiescherm en draadloze microfoons uiterlijk één dag vooraf samen. Leg HDMI-kabels, een verlenghaspel en stekkerdozen klaar; reserveer minimaal één vrije aansluiting voor een oplader.
Reken voor koffie en thee op twee consumpties per persoon bij een avondprogramma van ongeveer twee uur. Zet naast de koffieautomaten ook waterkokers, thermoskannen, glazen en voldoende roer- of opschepmateriaal klaar.
Gebruik per deelnemer één koffiekopje, glas, bord en bestekset en tel 10 procent reserve mee. Dat voorkomt een tekort wanneer iemand een tweede drankje neemt of servies laat vallen.
Leg routeborden, infomateriaal en vragenkaartjes vóór de deuren opengaan op hun plek. Houd bij de registratietafels een bijgewerkte bezoekerslijst, pennen en naamkaartjeshouders bij de hand.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een informatieavond?: Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en voeg 10 procent reserve toe. Bij 80 aanmeldingen kom je dus uit op 88 stoelen; controleer ook of sprekers en organisatoren een eigen zitplaats nodig hebben.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een gemeentelijke informatieavond?: Reken bij een programma van ongeveer twee uur op twee warme dranken per persoon. Voor 60 bezoekers betekent dat circa 120 koppen koffie of thee, plus ongeveer 10 procent extra voor laatkomers en tweede rondes.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een informatieavond testen?: Test laptop, beamer, scherm, microfoons, luidsprekers en presentatie uiterlijk één dag vooraf op de locatie. Bewaar de presentatie daarnaast offline op de laptop en neem een tweede HDMI-kabel mee.
Wat moet ik klaarleggen bij de registratie van een informatieavond?: Zet minimaal één registratietafel per 75 tot 100 bezoekers klaar, met de bezoekerslijst, naamkaartjes, houders en pennen. Leg alles minstens 30 minuten vóór ontvangst klaar, zodat je nog tijd hebt voor ontbrekende namen of extra kaartjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.