Einkaufsliste für den Informationsabend der Gemeinde
Für einen Informationsabend der Gemeinde brauchen Sie mehr als Getränke und Sitzplätze. Denken Sie an die Technik für Präsentationen, die Ausstattung am Registrierungspunkt und genügend Geschirr für die angemeldeten Gäste. Planen Sie Papiermaterialien, Namensschilder und Wegweiser frühzeitig ein, damit am Veranstaltungstag nichts nachgedruckt oder kurzfristig ausgeliehen werden muss. Diese Einkaufsliste hilft Ihnen, benötigte Dinge nach Einsatzbereich zu prüfen und Mengen passend zur Gästezahl festzulegen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- TischeAnz. 12
- RegistrierungstischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
- Rednertisch
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofonständer
- Präsentationsklicker
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LadekabelAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierplattenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 120
- WegweiserAnz. 8
- PfeilaufkleberAnz. 20
- InfotafelnAnz. 6
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- Staubsauger
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 8 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Zitronen - 12 Stück
- Butter - 1 Kilo
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Junger Käse - 2 Kilo
- Mittelalter Käse - 2 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Hummus - 1 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 1,5 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Gemischter Salat - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzgebäck - 4 Tüten
- Vollkorncracker - 6 Packungen
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 6 Bleche
- Glutenfreie Cracker - 2 Packungen
- Vegane Aufstriche - 2 Packungen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Servietten - 500 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Teelöffel - 150 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
Tipps
- Planen Sie pro erwarteter Person mindestens einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für Registrierung und Unterlagen brauchen Sie außerdem mindestens einen separaten Registrierungstisch pro 50 Gäste.
- Testen Sie Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und Präsentationsklicker spätestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Packen Sie HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Ladekabel in eine beschriftete Technikbox.
- Rechnen Sie bei einem zweistündigen Abend mit zwei bis drei Getränken pro Person. Stellen Sie Kaffeetassen, Gläser und Wasser bereit; bei Catering benötigen Sie Teller und Besteck mindestens für alle angemeldeten Gäste plus 10 Prozent Reserve.
- Drucken Sie Namensschilder, Besucherliste, Fragekarten und Infomaterial spätestens zwei Werktage vor dem Termin. Halten Sie zusätzlich 10 leere Namensschilder und einen Stift für Nachmeldungen bereit.
- Klären Sie Catering, Ernährungswünsche und barrierefreie Zugänge mindestens 7 Tage vor dem Informationsabend. Prüfen Sie am Vortag, ob Servierplatten, Servierlöffel, Thermoskannen und Kühlboxen tatsächlich mitgeliefert oder selbst mitgebracht werden müssen.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für einen Informationsabend der Gemeinde?
- Sie benötigen Sitz- und Registrierungsmöbel, Präsentationstechnik, Mikrofone, Geschirr, Getränkeausstattung, Namensschilder und gedruckte Informationen. Prüfen Sie die Einkaufsliste spätestens 7 Tage vor dem Termin und die Technik nochmals 24 Stunden vorher.
- Wie viele Stühle brauche ich für den Informationsabend?
- Planen Sie einen Stuhl pro angemeldeter Person und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 erwarteten Gästen sind das 84 bis 88 Stühle, sofern der Raum keine festen Sitzplätze hat.
- Wie viel Geschirr und Getränke brauche ich?
- Rechnen Sie bei einem etwa zweistündigen Abend mit zwei bis drei Getränken pro Person und bestellen Sie Geschirr für die Gästezahl plus 10 Prozent Reserve. Für 80 Personen sollten Sie daher mindestens 88 Tassen, Gläser, Teller und Bestecksets einplanen.
- Wann muss ich die Unterlagen für den Gemeindeabend drucken?
- Drucken Sie Einladungs- und Informationsmaterial sowie Fragekarten spätestens zwei Werktage vor der Veranstaltung. Namensschilder und die Besucherliste sollten am Vortag anhand der letzten Anmeldungen aktualisiert werden.
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