Que prévoir pour une réunion d’information de la commune ?

Une réunion d’information communale demande surtout une organisation précise de l’accueil, de la présentation et de la pause-café. Prévoyez le matériel technique avant le jour J, puis adaptez les quantités au nombre d’inscrits. Pour les boissons, comptez environ deux tasses par personne pour une réunion de deux heures. Cette liste vous aide à ne pas oublier les câbles, les rallonges, les badges et le matériel de service, souvent réglés trop tard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Porte-manteauxqté 2
Table de prise de parole

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Cliqueur de présentation
Câbles HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Décoration

Nappesqté 12
Porte-nomsqté 120
Panneaux de directionqté 8
Autocollants de flèchesqté 20
Panneaux d'informationqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 8

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Citrons - 12 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Salade composée - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Crackers complets - 6 paquets
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 6 plats
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Garniture vegan - 2 emballages
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Serviettes - 500 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Cuillères à thé - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Conseils

Pour une réunion de deux heures, prévoyez environ 2 tasses de café ou de thé par participant, avec une marge de 10 % pour les intervenants et les inscriptions de dernière minute.
Prévoyez un verre par personne, plus 10 % de réserve, ainsi qu’une bouteille ou un point d’eau facilement accessible dès l’accueil.
Pour la présentation, testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins 24 heures avant. Gardez la présentation enregistrée hors ligne.
Comptez une table d’inscription pour environ 50 participants et préparez les porte-noms avant l’arrivée du public. Ajoutez des stylos et une liste imprimée des visiteurs pour éviter de ralentir l’accueil.
Vérifiez les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises avant l’installation. Prévoyez au moins une rallonge de secours et placez les câbles hors des zones de passage.

Questions fréquentes

Combien de tasses prévoir pour une réunion communale ?: Pour une réunion de deux heures, comptez environ 2 tasses par participant, soit 100 tasses pour 50 personnes. Ajoutez une réserve de 10 % pour les intervenants et les imprévus.
Quel matériel faut-il pour une présentation communale ?: Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, des câbles HDMI, un cliqueur et le matériel audio nécessaire. Faites un test complet au moins 24 heures avant et conservez une copie hors ligne de la présentation.
Combien de tables faut-il pour l’accueil ?: Prévoyez une table d’inscription pour environ 50 participants. Au-delà, ajoutez une table ou un point d’accueil afin d’éviter une file trop longue au début de la réunion.
Quand préparer les badges et les panneaux d’orientation ?: Préparez les porte-noms et imprimez les panneaux au plus tard la veille. Gardez une dizaine de badges vierges pour les personnes non inscrites ou les changements de dernière minute.

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