Checklist voor een goed georganiseerde informatieavond
Een informatieavond staat of valt met een strakke voorbereiding. Leg eerst de datum, het programma en de zaal vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, sprekers en presentaties. In de laatste week controleer je dieetwensen, catering en techniek. Op de dag zelf richt je de registratietafel in, plaats je stoelen en test je beamer, microfoon en presentatielaptop voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodiging opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Sprekers bevestigen
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Plattegrond en routing maken
Catering bestellen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma's afdrukken
Aanmeldlijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
Event
Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Techniek opbouwen
2 personen
Presentaties klaarzetten
bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Inleiding verzorgen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval inzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Restanten opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Aanwezigheidslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Registratietafel
- Krukkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerbladenaantal 6
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Presentatielaptop
- Draadloze microfoon
- Luidspreker
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Presentatieklikker
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Scharenaantal 2
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 60
- Tafelkledenaantal 8
- Informatiebordenaantal 6
- Wegwijzerbordenaantal 6
- Pennenaantal 20
- Kleefgumaantal 2
- Plakbandaantal 4
- Stiftenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Stoffer en blikaantal 2
- Bezem
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de techniekstest uiterlijk één week vooraf en herhaal die op de dag zelf vóór de zaal opengaat. Controleer niet alleen de beamer, maar ook het projectiescherm, de microfoon, luidspreker, verlengsnoeren en stekkerdozen.
- Verstuur de uitnodiging zodra datum en programma vaststaan en sluit de aanmelding enkele dagen voor de avond. Zo heb je tijd om aanmeldingen te verwerken, naamkaartjes te maken en de aanmeldlijst af te drukken.
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal aan de catering door zodra de inschrijving sluit. Leg hapjes, dranken, koffie en water zo klaar dat de registratie niet wordt geblokkeerd.
- Maak de routing vooraf zichtbaar met informatieborden en wegwijzerborden. Zet registratie, garderobe, zaal en catering logisch uit elkaar en bevestig losse borden met kleefgum.
- Open de zaal minimaal 90 minuten voor aanvang. Gebruik het eerste halfuur voor tafels en stoelen, daarna voor registratietafel en naamkaartjes; houd de laatste 30 minuten vrij voor een volledige doorloop van programma en presentaties.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een informatieavond organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met de zaal, datum en het programma. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 weken voor de avond, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een informatieavond versturen?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf. Sluit de aanmelding 3 tot 5 dagen voor de informatieavond, zodat je de aanmeldlijst, naamkaartjes, catering en plattegrond kunt afronden.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een informatieavond op te bouwen?
- Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd. Reserveer ongeveer 30 minuten voor tafels en stoelen, 30 minuten voor registratie en bewegwijzering en de laatste 30 minuten voor techniek en een proef van het programma.
- Wanneer test ik de techniek voor een informatieavond?
- Doe een eerste test uiterlijk 1 week vooraf met alle presentaties. Test beamer, projectiescherm, presentatielaptop, presentatieklikker en microfoon opnieuw zodra de zaal is opgebouwd, minimaal 30 minuten voor aanvang.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!