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Informationsabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Informationsabend braucht mehr Vorbereitung als nur einen reservierten Saal und ein fertiges Programm. Du koordinierst Anmeldungen, Referenten, Präsentationen, Technik, Verpflegung und die Besucherführung. Plane die wichtigsten Entscheidungen mehrere Wochen vorher und reserviere den Veranstaltungstag für Aufbau, Registrierung und letzte Tests. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung – vom ersten Termin bis zum geöffneten Saal.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Einladung erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Referenten bestätigen

  • Präsentationen sammeln

  • Technik testen

    2 Personen

  • Grundriss und Wegführung erstellen

  • Catering bestellen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programme ausdrucken

  • Anmeldeliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Technik aufbauen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Beschilderung aufhängen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Einführung übernehmen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Müll einsammeln

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Reste verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • Registrierungstisch
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • GläserAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationslaptop
  • Kabelloses Mikrofon
  • Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Präsentationsklicker

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ScherenAnz. 2

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 8
  • InfotafelnAnz. 6
  • Wegweiser-SchilderAnz. 6
  • StifteAnz. 20
  • KlebestiftAnz. 2
  • KlebebandAnz. 4
  • StifteAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • Besen
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Saal mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Referenten zu bestätigen, Einladungen zu verschicken und Anmeldungen zu erfassen.
  • Fordere Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Informationsabend an. Sammle alle Dateien auf einem Präsentationslaptop und teste Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Präsentationsklicker gemeinsam.
  • Plane die Registrierung für die ersten 20 bis 30 Minuten. Drucke die Anmeldeliste und Namensschilder am Vortag aus und richte den Registrierungstisch mit Stiften und Wegweisern gut sichtbar am Eingang ein.
  • Bestelle das Catering erst, wenn die Anmeldefrist abgelaufen ist, und rechne Ernährungswünsche separat ein. Stelle Getränke vor Beginn kalt und bereite Snacks so vor, dass sie ohne lange Wartezeit ausgegeben werden können.
  • Reserviere am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für den Aufbau. Stelle zuerst Tische, Stühle und die Wegführung auf, danach die Technik; öffne den Saal erst, wenn Bild, Ton und Präsentationen geprüft sind.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Informationsabend planen?
Beginne 4 bis 6 Wochen vorher mit Saal, Datum und Programm. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit die Anmeldungen rechtzeitig eingehen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Informationsabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Informationsabend. Setze eine Anmeldefrist 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung, damit du Catering, Namensschilder und die Anmeldeliste passend vorbereiten kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Informationsabend?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Beschilderung und Technik ein. Für einen größeren Saal oder mehrere Präsentationen sind 2 Stunden sicherer.
Wann sollte die Technik für einen Informationsabend getestet werden?
Teste Beamer, Leinwand, Präsentationslaptop, Mikrofon, Lautsprecher und Kabel spätestens am Vortag. Führe zusätzlich 30 bis 45 Minuten vor Beginn einen kurzen Funktionstest im aufgebauten Saal durch.

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