Checklist para organizar una noche informativa

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, la sala y el programa antes de enviar la invitación. Así puedes incluir horarios, duración y datos de inscripción sin tener que corregir la información después.
• Confirma a cada ponente con antelación y recopila sus presentaciones antes del día del evento. Guarda todos los archivos en el portátil de presentación y prueba que se abren correctamente.
• Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: proyector, pantalla, micrófono inalámbrico, altavoz, cables alargadores, regletas y clic de presentación. Lleva también una solución para conectar el equipo si falla una toma.
• Cierra las inscripciones con tiempo suficiente para preparar la lista de inscritos, las tarjetas con nombres, los programas impresos y la distribución de mesas y sillas. Recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
• Reserva tiempo para abrir y montar la sala antes de la llegada del público. La mesa de registro, los bolígrafos, la señalización, las bebidas frías y los termos de café suelen olvidarse si se dejan para el último momento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche informativa?

Empieza al menos 4 semanas antes para reservar la sala, fijar el programa, confirmar a los ponentes y enviar las invitaciones. Deja las pruebas técnicas y la preparación final para las últimas 24 horas.

¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para una noche informativa?

Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes si necesitas pedir catering y preparar tarjetas con nombres. Ese margen permite actualizar la lista de inscritos y gestionar cambios dietéticos.

¿Cuándo se debe probar la técnica?

Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela al abrir la sala. Comprueba el proyector, la pantalla, el micrófono, el altavoz, los cables, las regletas y las presentaciones.

¿Cuánto tiempo necesito para montar la sala?

Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los asistentes. Ese tiempo cubre las mesas, las sillas, el registro, la técnica, los programas, la señalización y la colocación del catering.

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