Informatieavond organiseren: checklist en planning
Een informatieavond staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst leg je programma, lokalen en sprekers vast, daarna regel je uitnodigingen en aanmeldingen. In de laatste week verzamel je presentaties, controleer je dieetwensen en test je projector, laptop en klikker. Op de dag zelf moeten registratie, wegwijzers, koffiepunt en informatieve tafels klaarstaan voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Deze checklist helpt je de 47 taken op tijd af te werken, zonder de praktische details van ontvangst en techniek te vergeten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma en lokalen vastleggen
2 personen
Sprekers bevestigen
Uitnodiging opstellen
Aanmeldformulier klaarzetten
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen nabellen
2 personen
Presentaties verzamelen
Techniek reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Programmafolders printen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Ruimtes en voorraad controleren
2 personen
Ruimtes schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Broodjes en snacks voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangstteam instrueren
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bezoekers naar lokalen verwijzen
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Informatiesessies begeleiden
4 personen
Vragen verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet tussentijds opruimen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Presentatietechniek uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Wegwijzers verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Aanwezigheidslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Registratietafel
- Informatietafelsaantal 8
- Buffettafelsaantal 3
- Kleerrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Projectoraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- Presentatieklikkersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Serveertangenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
- Dienbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Koelboxenaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 120
- Programmafoldersaantal 140
- Wegwijzerbordenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Plakgumaantal 4
- Stiftenaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan een technische test uiterlijk één dag vooraf. Controleer laptop, projector, projectiescherm, presentatieklikker, verlengkabels en stekkerdozen met de bestanden die de sprekers echt gebruiken.
- Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de informatieavond af. Verwerk daarna dieetwensen, bel ontbrekende aanmeldingen na en print een bijgewerkte aanwezigheidslijst.
- Richt de registratietafel minimaal 45 minuten voor aanvang in. Leg naamkaartjes, programmafolders, stiften en een duidelijke route naar de lokalen klaar.
- Bereid koffie, thee, water en broodjes zo voor dat de eerste bezoekers direct geholpen worden. Reken per aanwezige op minstens één kopje, één waterglas en één bordje voor het eetmoment.
- Loop 30 minuten voor de start alle ruimtes na: staan tafels en stoelen goed, hangen de wegwijzers, zijn afvalbakken beschikbaar en zijn de informatietafels en buffettafels ingericht?
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een informatieavond organiseren?
- Leg programma, lokalen en sprekers bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de avond, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een informatieavond versturen?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de informatieavond. Sluit de aanmelding 3 tot 5 dagen vooraf af en bel mensen zonder bevestiging daarna na.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een informatieavond klaar te zetten?
- Reserveer op de dag zelf minimaal 90 minuten voor ruimtes, registratie, informatietafels, koffiepunt en techniek. Doe bovendien een eerste controle van apparatuur en presentaties uiterlijk één dag eerder.
- Hoeveel koffie en water heb ik nodig voor een informatieavond?
- Reken voor een avond van 2 tot 3 uur op 2 kopjes koffie of thee en 2 glazen water per bezoeker. Zet daarnaast ongeveer 10 procent extra klaar voor sprekers, vrijwilligers en onverwachte bezoekers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!