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Informationsabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Informationsabend braucht mehr als einen Raum und einen Beamer. Du legst zuerst Programm, Räume und Referenten fest, verschickst die Einladungen und hältst die Anmeldungen nach. In den letzten Tagen kommen Präsentationen, Namensschilder, Programmhefte und Anwesenheitsliste zusammen. Am Veranstaltungstag entscheidet eine kurze Raum- und Technikprobe darüber, ob Registrierung, Präsentation und Kaffeebereich pünktlich starten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm und Räume festlegen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Einladung erstellen

  • Anmeldeformular bereitlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen nachfassen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Technik reservieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Räume und Vorräte kontrollieren

    2 Personen

  • Räume reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Informationstische einrichten

    3 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Brötchen und Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Empfangsteam einweisen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Besucher zu Räumen lotsen

    3 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Informationssitzungen betreuen

    4 Personen

  • Fragen sammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet zwischendurch aufräumen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Präsentationstechnik ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • Registrierungstisch
  • InformationstischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • ProjektorAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • TeelöffelAnz. 120
  • ServierzangenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8
  • TablettsAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 120
  • ProgrammhefteAnz. 140
  • Wegweiser-SchilderAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • KleberAnz. 4
  • StifteAnz. 12

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Räume mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest und bestätige die Referenten schriftlich. So bleibt genug Zeit, Änderungen in der Einladung und im Anmeldeformular zu berücksichtigen.
  • Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Informationsabend und setze einen Anmeldeschluss etwa 7 Tage vorher. Danach kannst du fehlende Rückmeldungen gezielt nachfassen und Ernährungswünsche erfassen.
  • Fordere Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Termin an und teste sie einmal auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor. Prüfe dabei auch Projektionsleinwand, Präsentationsklicker und Verlängerungskabel.
  • Drucke Programmhefte, Namensschilder und die Anwesenheitsliste am Vortag. Plane einige leere Namensschilder und Stifte für spontane Gäste ein, statt die Registrierung während des Einlasses zu unterbrechen.
  • Richte Registrierungstisch, Informationstische und Kaffeebereich mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Kontrolliere außerdem Stühle, Wegweiser, Abfallbehälter, Kaffeemaschinen, Thermoskannen sowie Wasser- und Snackvorräte.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Informationsabend planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Programm, Räumen und Referenten. Die Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte man die Einladungen für einen Informationsabend verschicken?
Verschicke sie etwa 3 Wochen vor dem Informationsabend und nenne einen Anmeldeschluss rund 7 Tage vorher. So bleibt Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten und bei fehlenden Rückmeldungen nachzufassen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Informationsabend?
Plane mindestens 60 Minuten für Registrierungstisch, Informationstische, Bestuhlung, Kaffeebereich und Wegweiser ein. Für den Techniktest solltest du zusätzlich 20 bis 30 Minuten vorsehen.
Wann müssen die Präsentationen für den Informationsabend vorliegen?
Fordere alle Präsentationen spätestens 3 Tage vor dem Termin an. Teste sie am Vortag auf dem verwendeten Laptop und Projektor, damit inkompatible Dateien oder fehlende Kabel nicht erst beim Einlass auffallen.

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