Checklist para organizar una noche informativa

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra el programa y las aulas antes de enviar la invitación. Si hay varias sesiones, indica claramente el horario y el aula de cada una para evitar cambios de última hora.
• Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y haz una llamada de seguimiento a las inscripciones incompletas. Haz esta revisión al menos 3 días antes para poder ajustar los bocadillos y snacks.
• Recopila las presentaciones antes del montaje y pruébalas en el portátil, el proyector y la pantalla. Comprueba también los cables alargadores, las regletas y los pulsadores de presentación.
• Prepara la mesa de registro con la lista de asistencia y las tarjetas de nombre antes de que llegue el primer participante. Coloca las señales de orientación en entradas, pasillos y aulas, no solo junto al registro.
• Monta el punto de café y las mesas de buffet con tiempo suficiente para enfriar el agua y disponer tazas, vasos, platos, cucharillas, pinzas y bandejas. Revisa además las papeleras, los percheros y el inventario de cada espacio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche informativa?

Empieza a cerrar el programa, las aulas y los ponentes al menos 3 semanas antes. Envía las invitaciones cuando esos datos estén confirmados y reserva la técnica con varios días de margen.

¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas?

Haz una primera revisión 7 días antes y una llamada de seguimiento 3 días antes. Así puedes actualizar la lista de asistencia y comprar la cantidad adecuada de bocadillos y snacks.

¿Cuándo se deben probar las presentaciones y el proyector?

Prueba cada presentación durante el montaje, como mínimo 2 horas antes de la llegada del público. Comprueba también la conexión del portátil, la pantalla, los cables y el pulsador de presentación.

¿Qué hay que preparar el mismo día de la noche informativa?

Limpia y revisa las aulas, monta mesas y sillas, coloca el registro y las señales, y prepara el café antes de abrir las puertas. Deja listas la lista de asistencia, las tarjetas de nombre y los folletos al menos 30 minutos antes del inicio.

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