Checklist inclusieconferentie organiseren

Een inclusieconferentie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma, locatie en sprekers. Je regelt ook toegankelijkheidsinformatie, ondersteuningsbehoeften, tolken, gebarentaalondersteuning en een livestream die op de dag zelf werkt. Begin met datum, programma en zalen en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week controleer je deelnemers, presentaties, techniek en ontvangst, zodat niemand bij aankomst nog moet uitzoeken waar hulp of informatie te vinden is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Dagvoorzitter vastleggen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
Toegankelijkheidsinformatie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Ondersteuningsbehoeften registreren
2 personen
Tolken en schrijftolken boeken
Gebarentaalondersteuning bevestigen
Livestreamopstelling reserveren
Catering bestellen
2 personen
Techniek en presentaties verzamelen
2 personen
Programmawebsite bijwerken
Bevestigingsmail versturen
2 personen
Naambadges voorbereiden
3 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Sprekersbriefing versturen
Presentaties verzamelen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Ontvangstruimte voorbereiden
3 personen
Programmafolders samenstellen
3 personen
Techniek testen
3 personen
Presentaties op zaalcomputer zetten
2 personen
Zaalopstelling maken
5 personen
Toegankelijke looproutes vrijmaken
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Naambadges uitdelen
3 personen
Deelnemers naar zalen verwijzen
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Plenaire sessie ondersteunen
3 personen
Microfoons doorgeven
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Workshopmaterialen uitdelen
4 personen
Technische vragen oplossen
2 personen
Panelgesprek ondersteunen
3 personen
Dinerbuffet openen
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragen en feedback verzamelen
2 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Cateringrestanten verpakken
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zalen opruimen
5 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankmail versturen
Presentaties digitaal delen
Opname toegankelijk publiceren
2 personen
Facturen en bonnetjes archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 24
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Spreektafel
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 6
Presentatieklikkersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Wifihotspot
Webcam
Statiefaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Dienbladenaantal 8
Etiketten voor dieetetenaantal 50

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 180
Naamkaartjesaantal 220
Programmafoldersaantal 200
Tafellopersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Posterbordenaantal 6
Flip-oversaantal 6
Flip-overpapieraantal 12
Stiftenaantal 36
Plakbandaantal 8
Pennenaantal 220
Notitieblokkenaantal 200
Stemstickersaantal 600
Tafelnummersaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Desinfectiemiddelaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding niet alleen dieetwensen, maar ook ondersteuningsbehoeften uit. Gebruik die gegevens om tolken, schrijftolken en andere voorzieningen uiterlijk enkele weken voor de conferentie vast te leggen.
Publiceer toegankelijkheidsinformatie tegelijk met het aanmeldformulier. Vermeld daarin concreet hoe deelnemers binnenkomen, welke zalen beschikbaar zijn en bij wie ze vooraf een vraag kunnen stellen.
Plan een technische test vóór de conferentiedag. Controleer per zaal de laptop, projector, het scherm, HDMI-adapters, microfoons, luidsprekers, mengpaneel en de livestreamopstelling; leg reservekabels en een wifihotspot klaar.
Verzamel presentaties niet pas op de ochtend zelf. Vraag sprekers om hun bestanden vooraf aan te leveren, stuur een briefing en test de presentaties op de gebruikte laptop voordat de ontvangst begint.
Maak de ontvangst onafhankelijk van één persoon. Zet de registratietafel, naambadges, deelnemerslijst en programma-informatie klaar en richt daarnaast een plek in waar deelnemers direct vragen over ondersteuning of het programma kunnen stellen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een inclusieconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Reserveer tolken, schrijftolken, gebarentaalondersteuning en livestreamtechniek zodra de behoefte en datum duidelijk zijn.
Wanneer moet ik toegankelijkheidsbehoeften uitvragen?: Vraag dit direct uit bij de aanmelding, dus niet pas na het sluiten van de inschrijving. Controleer de geregistreerde behoeften uiterlijk 2 tot 3 weken voor de conferentie, zodat ondersteuning nog geregeld of aangepast kan worden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek van een conferentie?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en test van projectoren, microfoons, presentaties en livestream. Doe daarnaast uiterlijk 1 week vooraf een aparte controle van aansluitingen, adapters, geluid en internet.
Wanneer verstuur ik de bevestigingsmail aan deelnemers?: Stuur de bevestigingsmail direct na verwerking van de aanmelding en uiterlijk 1 week voor de conferentie een praktische herinnering. Neem daarin het programma, de locatie, toegankelijkheidsinformatie en contactgegevens voor wijzigingen op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.