Inklusionskonferenz organisieren: Checkliste für die Planung

Bei einer Inklusionskonferenz entscheidet nicht nur das Programm über einen reibungslosen Ablauf. Barrierefreie Räume, Dolmetschung, Schriftdolmetschen, Livestream und verständliche Informationen müssen frühzeitig feststehen. Plane die Anmeldung so, dass Unterstützungsbedarf und Ernährungswünsche erfasst werden können. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Raumplanung bis zum Empfang, zur Technikprobe und zur Nachbereitung durch die wichtigsten Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
2 Personen
Referenten bestätigen
2 Personen
Moderation festlegen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
2 Personen
Barrierefreiheitsinformationen veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Unterstützungsbedarf erfassen
2 Personen
Dolmetscher und Schriftdolmetscher buchen
Gebärdensprachunterstützung bestätigen
Livestream-Setup reservieren
Catering bestellen
2 Personen
Technik und Präsentationen sammeln
2 Personen
Programmwebsite aktualisieren
Bestätigungs-E-Mail versenden
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
3 Personen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Sprecherbriefing versenden
Präsentationen sammeln
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
Empfangsbereich vorbereiten
3 Personen
Programmhefte zusammenstellen
3 Personen
Technik testen
3 Personen
Präsentationen auf den Saalcomputer laden
2 Personen
Bestuhlung aufbauen
5 Personen
Barrierefreie Wege freimachen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Namensschilder verteilen
3 Personen
Teilnehmer zu Räumen lotsen
2 Personen
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
Plenarsitzung unterstützen
3 Personen
Mikrofone weitergeben
2 Personen
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Workshops betreuen
6 Personen
Workshop-Materialien verteilen
4 Personen
Technische Fragen lösen
2 Personen
Podiumsgespräch unterstützen
3 Personen
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fragen und Feedback sammeln
2 Personen
Abschluss begleiten
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Fundsachen sammeln
2 Personen
Catering-Reste verpacken
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Säle aufräumen
5 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Ort sauber übergeben
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesmail an die Teilnehmer versenden
Präsentationen digital teilen
Aufnahme öffentlich zugänglich machen
2 Personen
Rechnungen und Belege archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
TischeAnz. 24
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 6
Rednertisch
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 6
HDMI-AdapterAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
WLAN-Hotspot
Webcam
StativAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
WasserkannenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
TablettsAnz. 8
Etiketten für DiätkostAnz. 50

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 180
NamensschilderAnz. 220
ProgrammhefteAnz. 200
TischläuferAnz. 12
WegweiserAnz. 12
PosterständerAnz. 6
FlipchartsAnz. 6
Flipchart-PapierAnz. 12
StifteAnz. 36
KlebebandAnz. 8
StifteAnz. 220
NotizblöckeAnz. 200
StimmaufkleberAnz. 600
TischnummernAnz. 24

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 6
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
DesinfektionsmittelAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Barrierefreiheit nicht erst mit der Einladung: Prüfe Räume, Wege, Toiletten und Sitzplätze und veröffentliche die Informationen zusammen mit dem Anmeldeformular.
Buche Dolmetscher, Schriftdolmetscher und Gebärdensprachunterstützung, sobald Termin und Programm stehen. Kurzfristige Anfragen lassen sich oft nicht zuverlässig abdecken.
Setze für Präsentationen und Technik einen festen Abgabetermin vor der Konferenz. Sammle Dateien, prüfe HDMI-Adapter und Kabel und teste Projektoren, Mikrofone, Lautsprecher und Livestream gemeinsam.
Frage bei der Anmeldung gleichzeitig nach Ernährungswünschen und individuellem Unterstützungsbedarf. Übertrage die Angaben rechtzeitig an Catering, Moderation und das Empfangsteam.
Plane am Veranstaltungstag eine Technikprobe und einen vorbereiteten Empfangsbereich ein. Namensschilder, Teilnehmerliste, Wasserkannen und gekühlte Getränke sollten vor dem ersten Eintreffen bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Inklusionskonferenz planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm, Location und Referenten. Dolmetschung, Schriftdolmetschen und Livestream solltest du möglichst direkt danach anfragen.
Was muss ins Anmeldeformular für eine Inklusionskonferenz?: Neben Name und Kontaktdaten gehören Ernährungswünsche und konkreter Unterstützungsbedarf hinein. Veröffentliche außerdem vor der Anmeldung Informationen zur Barrierefreiheit der Räume.
Wann sollte die Technik für eine Inklusionskonferenz getestet werden?: Sammle Präsentationen spätestens 3 bis 5 Werktage vorher und teste die gesamte Technik am Veranstaltungstag vor dem Einlass. Prüfe dabei auch HDMI-Adapter, Funkmikrofone, Lautsprecher, Webcam und WLAN-Hotspot.
Wie viele Getränke braucht man für eine Inklusionskonferenz?: Plane für die Ankunft und die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein, danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Wasser sollte während des gesamten Programms leicht erreichbar sein.

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