Organiser une conférence sur l’inclusion : la checklist complète

Une conférence sur l’inclusion se prépare autant sur le contenu que sur les conditions d’accès. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : date et programme, lieu, intervenants, inscriptions, besoins alimentaires et aides nécessaires. Prévoyez aussi les interprètes, la transcription, la diffusion en direct et les essais techniques. À l’approche du jour J, la vérification des présentations, des badges et de l’accueil évite les oublis qui se voient immédiatement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Définir le maître de cérémonie
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
Publier les informations d’accessibilité
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Enregistrer les besoins de soutien
2 personnes
Réserver des interprètes et des transcripteurs
Confirmer le soutien en langue des signes
Réserver l'installation de livestream
Commander le catering
2 personnes
Rassembler la technique et les présentations
2 personnes
Mettre à jour le site web du programme
Envoyer l’e-mail de confirmation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
3 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Envoyer le briefing des intervenants
Rassembler les présentations
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer l’espace d’accueil
3 personnes
Composer les programmes
3 personnes
Tester la technique
3 personnes
Installer les présentations sur l’ordinateur de la salle
2 personnes
Créer l’agencement de la salle
5 personnes
Dégager les itinéraires accessibles
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
3 personnes
Orienter les participants vers les salles
2 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Soutenir la séance plénière
3 personnes
Passer les microphones
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Distribuer le matériel d’atelier
4 personnes
Résoudre les questions techniques
2 personnes
Soutenir le débat en panel
3 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Recueillir les questions et les retours
2 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Conditionner les restes du catering
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les salles
5 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer l'e-mail de remerciement aux participants
Partager les présentations numériquement
Publier l’enregistrement en accès libre
2 personnes
Classer les factures et les reçus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 24
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Table de prise de parole
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Cliques de présentationqté 3
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Hotspot Wi-Fi
Webcam
Trépiedqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 180
Verres à eauqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Plateauxqté 8
Étiquettes pour repas diététiquesqté 50

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 180
Badges nominatifsqté 220
Brochures du programmeqté 200
Chemins de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’affichage pour postersqté 6
Chevaletsqté 6
Papier pour chevaletqté 12
Marqueursqté 36
Ruban adhésifqté 8
Stylosqté 220
Blocs-notesqté 200
Autocollants de voteqté 600
Numéros de tableqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Désinfectantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le programme et les salles avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les intervenants et réserver les interprètes ou transcripteurs.
Demandez les besoins d’accessibilité directement dans le formulaire d’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu. Fixez une date limite environ 10 jours avant la conférence pour pouvoir organiser le soutien en langue des signes et les repas.
Ne vous contentez pas de publier le programme : envoyez un e-mail de confirmation avec l’adresse, les horaires, l’accessibilité, les modalités de livestream et un contact joignable. Un second rappel 48 heures avant réduit les arrivées mal préparées.
Testez la technique dans la salle au moins 2 heures avant l’accueil du public. Vérifiez chaque ordinateur, projecteur, câble HDMI, adaptateur, microphone, haut-parleur, webcam et connexion du livestream avec les présentations réelles.
Préparez l’accueil avant l’arrivée des premiers participants : badges classés par ordre alphabétique, liste imprimée, table d’inscription, boissons fraîches et carafes d’eau. Prévoyez une personne dédiée aux questions d’accessibilité plutôt que de laisser cette tâche au maître de cérémonie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence sur l’inclusion ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les intervenants, recueillir les besoins des participants et engager les interprètes ou transcripteurs.
Quand demander les besoins d’accessibilité des participants ?: Ajoutez les questions au formulaire d’inscription dès sa mise en ligne. Fixez une échéance 10 à 14 jours avant l’événement pour confirmer les aides, la langue des signes, la transcription et l’aménagement des salles.
Quand envoyer l’e-mail de confirmation aux participants ?: Envoyez-le dès que l’inscription est validée, puis prévoyez un rappel 48 heures avant la conférence. Indiquez les horaires, l’accès au lieu, les informations d’accessibilité et le contact disponible le jour J.
Combien de temps prévoir pour tester la technique avant la conférence ?: Réservez au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Faites un essai complet avec les présentations, les microphones, les projecteurs, le livestream, la webcam et la connexion internet utilisée sur place.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.