Wat heb je nodig voor een inclusieconferentie?

Voor een inclusieconferentie heb je meer nodig dan stoelen, koffie en een beamer. Denk aan een toegankelijke ontvangst, duidelijke registratie, techniek voor presentaties en livestream, en voorzieningen voor tolken en schrijftolken. Stem aantallen af op het aantal deelnemers, sprekers en zalen. Reserveer hulpmiddelen en techniek uiterlijk twee tot vier weken vooraf; kabels, adapters en extra microfoons worden vaak pas op de dag zelf gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 24
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Spreektafel
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 6
Presentatieklikkersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Wifihotspot
Webcam
Statiefaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Glazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Dienbladenaantal 8
Etiketten voor dieetetenaantal 50

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 180
Naamkaartjesaantal 220
Programmafoldersaantal 200
Tafellopersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Posterbordenaantal 6
Flip-oversaantal 6
Flip-overpapieraantal 12
Stiftenaantal 36
Plakbandaantal 8
Pennenaantal 220
Notitieblokkenaantal 200
Stemstickersaantal 600
Tafelnummersaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Desinfectiemiddelaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Theeassortiment - 250 zakjes
- Kruidenthee - 50 zakjes
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Volle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Halfvolle melk - 6 liter
- Citroenen - 20 stuks
- Water zonder prik - 120 flessen
- Water met prik - 60 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- IJsthee - 8 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Tonic - 4 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Koffiemelk - 6 kuipjes
- Roomboter - 2 kilo
- Mini croissants - 220 stuks
- Mini broodjes - 220 stuks
- Volkoren brood - 12 broden
- Witte broodjes - 12 zakken
- Meergranen broodjes - 10 zakken
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 12 kuipjes
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Kalkoenfilet - 3 kilo
- Vegetarische spread - 12 kuipjes
- Jam - 8 potten
- Pindakaas - 6 potten
- Komkommers - 20 stuks
- Tomaten - 5 kilo
- Sla - 12 kroppen
- Paprika's - 30 stuks
- Wortels - 5 kilo
- Appels - 200 stuks
- Bananen - 120 stuks
- Druiven - 12 kilo
- Mandarijnen - 150 stuks
- Gemengde noten - 6 kilo
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Rijstcrackers - 8 pakken
- Olijven - 6 potten
- Zongedroogde tomaten - 4 potten
- Crackers - 12 pakken
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Glutenvrije broodjes - 30 stuks
- Vegan beleg - 12 kuipjes
- Vegan wraps - 80 stuks
- Volkoren wraps - 120 stuks
- Falafel - 8 kilo
- Kikkererwten - 5 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Rode kool - 3 kilo
- Mais - 4 blikken
- Komkommersalade - 4 kilo
- Pastasalade - 12 kilo
- Rijstsalade - 10 kilo
- Groene salade - 10 kilo
- Vegan pastasalade - 6 kilo
- Glutenvrije pastasalade - 3 kilo
- Broodjes voor diner - 220 stuks
- Kruidenboter - 4 kilo
- Mayonaise - 4 flessen
- Vegan mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 4 flessen
- Mosterd - 3 potten
- Honing-mosterdsaus - 3 flessen
- Olijfolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflookpoeder - 250 gram
- Verse basilicum - 10 bosjes
- Dieetkoekjes - 6 pakken
- Vegan koekjes - 6 pakken
- Glutenvrije koekjes - 6 pakken
- Mini muffins - 220 stuks
- Brownies - 220 stuks
- Servetten - 600 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Bakpapier - 4 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Cateringbakjes - 250 stuks
- Afsluitbare voedselcontainers - 20 stuks
- Afvalzakken - 40 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectie - 8 flacons
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 24 stuks

Tips

Reken per deelnemer op één badge, één programmaversie en minimaal één pen; leg daarnaast 10% extra klaar voor last-minute aanmeldingen en beschadigde badges.
Plan per zaal minimaal één presentatie-laptop, één projector, één projectiescherm, twee HDMI-kabels en twee passende adapters. Neem per aansluiting minstens één reservekabel mee.
Voor een plenaire sessie met meer dan 30 deelnemers zijn twee draadloze microfoons praktisch: één voor de spreker en één voor vragen uit de zaal. Leg ook microfoonstandaards en een mengpaneel klaar.
Zet per koffieronde minstens één waterkan per 10 deelnemers klaar en gebruik ongeveer één glas per persoon plus 10% reserve. Voor een lunch heb je per aanwezige één bord, één bestekset en één glas nodig.
Regel voor livestream en online deelname een webcam, statief, wifihotspot en verlengkabels uiterlijk 14 dagen vooraf. Test de verbinding en alle presentaties minimaal één uur voor de ontvangst van deelnemers.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een inclusieconferentie?: Zorg minimaal voor registratiebenodigdheden, badges, tafels en stoelen, presentatie- en geluidsapparatuur, servies, waterkannen en catering. Voeg per 10 deelnemers ongeveer één extra exemplaar van klein materiaal toe en regel toegankelijkheids- en tolkvoorzieningen apart.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een inclusieconferentie?: Reserveer één stoel per aangemelde deelnemer, plus 10% extra voor sprekers, begeleiders en onverwachte bezoekers. Houd ruimte vrij voor rolstoelen en andere mobiliteitshulpmiddelen; zet de zaalindeling uiterlijk één week vooraf vast.
Hoeveel glazen en koffiekopjes heb ik nodig voor een conferentie?: Reken per deelnemer op één koffiekopje en één glas per koffieronde, met 10% reserve. Voor water tijdens een dagprogramma zijn twee glazen per persoon een bruikbaar uitgangspunt als je tussendoor afwast of aanvult.
Wanneer moet ik techniek en tolken regelen voor een inclusieconferentie?: Boek tolken, schrijftolken en gebarentaalondersteuning bij voorkeur vier tot zes weken vooraf. Reserveer livestreamtechniek en controleer laptops, projectoren, HDMI-adapters, microfoons en wifi minimaal twee weken vooraf; test alles opnieuw op de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.