Was brauche ich für eine Inklusionskonferenz?

Für eine Inklusionskonferenz brauchst du mehr als Stühle und Präsentationstechnik. Plane Empfang, Catering, Vortragstechnik und Livestream so, dass sie auch bei parallelen Programmpunkten funktionieren. Die Materialliste umfasst Mobiliar, Mikrofone, Projektoren, Kabel, Geschirr und Ausstattung für digitale Zuschaltungen. Prüfe vor dem Einkauf, wie viele Personen teilnehmen und welche Anforderungen bei Anmeldung und Barrierefreiheit genannt wurden.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
TischeAnz. 24
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 6
Rednertisch
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 6
HDMI-AdapterAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
WLAN-Hotspot
Webcam
StativAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
GläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
WasserkannenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
TablettsAnz. 8
Etiketten für DiätkostAnz. 50

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 180
NamensschilderAnz. 220
ProgrammhefteAnz. 200
TischläuferAnz. 12
WegweiserAnz. 12
PosterständerAnz. 6
FlipchartsAnz. 6
Flipchart-PapierAnz. 12
StifteAnz. 36
KlebebandAnz. 8
StifteAnz. 220
NotizblöckeAnz. 200
StimmaufkleberAnz. 600
TischnummernAnz. 24

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 6
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
DesinfektionsmittelAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Teeauswahl - 250 Beutel
- Kräutertee - 50 Beutel
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Vollmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Zitronen - 20 Stück
- Wasser ohne Kohlensäure - 120 Flaschen
- Sprudelwasser - 60 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Eistee - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Tonic - 4 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Kaffeesahne - 6 Portionsbecher
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Mini-Croissants - 220 Stück
- Mini-Brötchen - 220 Stück
- Vollkornbrot - 12 Brote
- Weiße Brötchen - 12 Säcke
- Mehrkornbrötchen - 10 Beutel
- Hummus - 12 Becher
- Frischkäse - 12 Becher
- Junger Käse - 4 kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Putenfilet - 3 Kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 12 Becher
- Marmelade - 8 Gläser
- Erdnussbutter - 6 Gläser
- Gurken - 20 Stück
- Tomaten - 5 kilo
- Salat - 12 Köpfe
- Paprika - 30 Stück
- Karotten - 5 Kilo
- Äpfel - 200 Stück
- Bananen - 120 Stück
- Trauben - 12 Kilo
- Mandarinen - 150 Stück
- Gemischte Nüsse - 6 Kilo
- Paprikachips - 10 Tüten
- Naturelchips - 10 Tüten
- Reiswaffeln - 8 Packungen
- Oliven - 6 Gläser
- Getrocknete Tomaten - 4 Gläser
- Cracker - 12 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Glutenfreie Brötchen - 30 Stück
- Vegane Aufstriche - 12 Becher
- Vegane Wraps - 80 Stück
- Vollkorn-Wraps - 120 Stück
- Falafel - 8 Kilo
- Kichererbsen – 5 Kilo
- Rucola - 2 Kilo
- Rotkohl - 3 Kilo
- Mais - 4 Dosen
- Gurkensalat - 4 Kilo
- Pastasalat - 12 Kilo
- Reissalat - 10 Kilo
- Grüner Salat - 10 Kilo
- Vegane Pastasalat - 6 Kilo
- Glutenfreier Nudelsalat - 3 kilo
- Brötchen fürs Abendessen - 220 Stück
- Kräuterbutter - 4 Kilo
- Mayonnaise - 4 Flaschen
- Vegane Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 4 Flaschen
- Senf - 3 Gläser
- Honig-Senf-Sauce - 3 Flaschen
- Olivenöl - 3 Liter
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Knoblauchpulver - 250 Gramm
- Frische Basilikum - 10 Bündel
- Diätkekse - 6 Packungen
- Vegane Kekse - 6 Packungen
- Glutenfreie Kekse - 6 Packungen
- Mini-Muffins - 220 Stück
- Brownies - 220 Stück
- Servietten - 600 Stück
- Pappbecher - 300 Stück
- Rührstäbchen - 300 Stück
- Backpapier - 4 Rollen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Cateringbehälter - 250 Stück
- Verschließbare Lebensmittelbehälter - 20 Stück
- Müllsäcke - 40 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flakons
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 24 Stück

Tipps

Plane pro angemeldeter Person ein Wasserglas und mindestens einen Teller sowie ein Besteckset ein. Bei Selbstbedienung brauchst du zusätzlich Servierschalen und Servierlöffel für jedes angebotene Gericht.
Halte für jede Präsentationsfläche ein passendes HDMI-Kabel und mindestens einen HDMI-Adapter bereit. Teste die Anschlüsse spätestens am Vortag mit den tatsächlich verwendeten Laptops.
Rechne bei mehreren Wortbeiträgen mit mindestens einem Funkmikrofon für die Moderation und einem weiteren für Referierende oder Fragen aus dem Publikum. Ein Mikrofonständer entlastet bei längeren Beiträgen.
Für einen Livestream gehören nicht nur Webcam und Stativ auf die Einkaufsliste: Plane auch einen WLAN-Hotspot als Ausweichlösung und prüfe die Verbindung mindestens 24 Stunden vorher.
Richte den Empfang mit Registrierungstisch, Namensschildern und Teilnehmerliste mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Stelle Kleiderständer und Hocker dort auf, wo Ankommende warten oder Unterstützung benötigen.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für eine Inklusionskonferenz?: Plane pro Teilnehmer ein Kaffeetasse, ein Wasserglas, einen Teller und ein Besteckset ein. Bei längeren Konferenzen sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll, damit benutztes Geschirr zwischendurch nicht sofort gespült werden muss.
Welche Technik brauche ich für Präsentationen und Livestream?: Für jeden Präsentationsraum brauchst du mindestens einen Laptop, Projektor, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, passenden Adapter und Präsentationsklicker. Für den Livestream kommen Webcam, Stativ, WLAN-Hotspot und passende Mikrofon- und Lautsprechertechnik hinzu.
Wie viele Mikrofone brauche ich bei einer Inklusionskonferenz?: Plane mindestens zwei Mikrofone ein: eines für Moderation und eines für Referierende oder Publikumsfragen. Bei parallelen Räumen brauchst du pro Raum ein eigenes Set oder musst die Technik zwischen den Programmpunkten umsetzen.
Wann sollte ich die Technik für die Konferenz prüfen?: Führe einen vollständigen Test spätestens 24 Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei Präsentationen, HDMI-Adapter, Ton, WLAN, Livestream, Ersatzkabel und die Verständlichkeit der Mikrofone im gesamten Raum.

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