Que faut-il prévoir pour une conférence sur l’inclusion ?

Une conférence sur l’inclusion demande plus qu’un programme et une salle. Il faut prévoir l’accueil, le mobilier, le matériel de présentation, l’audio, la connexion et les boissons pour que les participants et les intervenants puissent suivre la journée dans de bonnes conditions. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à apporter, notamment les câbles, adaptateurs, microphones, carafes et éléments de service souvent oubliés au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 24
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Table de prise de parole
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Cliques de présentationqté 3
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Hotspot Wi-Fi
Webcam
Trépiedqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 180
Verres à eauqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Plateauxqté 8
Étiquettes pour repas diététiquesqté 50

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 180
Badges nominatifsqté 220
Brochures du programmeqté 200
Chemins de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’affichage pour postersqté 6
Chevaletsqté 6
Papier pour chevaletqté 12
Marqueursqté 36
Ruban adhésifqté 8
Stylosqté 220
Blocs-notesqté 200
Autocollants de voteqté 600
Numéros de tableqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Désinfectantqté 4

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 250 sachets
- Tisane - 50 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait entier - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Citron - 20 pièces
- Eau plate - 120 bouteilles
- Eau gazeuse - 60 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Crème pour café - 6 portions
- Beurre doux - 2 kilo
- Mini croissants - 220 pièces
- Petits pains - 220 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Petits pains blancs - 12 sacs
- Petits pains multicéréales - 10 sacs
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 12 pots
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Filet de dinde - 3 kilo
- Tartinade végétarienne - 12 pots
- Confiture - 8 pots
- Beurre de cacahuète - 6 pots
- Concombres - 20 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Salade - 12 laitues
- Poivrons - 30 pièces
- Carottes - 5 kilos
- Pommes - 200 pièces
- Bananes - 120 pièces
- Raisins - 12 kilos
- Mandarines - 150 pièces
- Mélange de noix - 6 kilo
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Crackers de riz - 8 paquets
- Olives - 6 bocaux
- Tomates séchées - 4 bocaux
- Crackers - 12 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Petits pains sans gluten - 30 pièces
- Garniture végétalienne - 12 pots
- Wraps vegan - 80 pièces
- Wraps complets - 120 pièces
- Falafel - 8 kilo
- Pois chiches - 5 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Chou rouge - 3 kilo
- Maïs - 4 boîtes
- Salade de concombre - 4 kilo
- Salade de pâtes - 12 kilos
- Salade de riz - 10 kilo
- Salade verte - 10 kilos
- Salade de pâtes végane - 6 kilo
- Salade de pâtes sans gluten - 3 kilos
- Petits pains pour le dîner - 220 pièces
- Beurre aux herbes - 4 kilo
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Mayonnaise vegan - 3 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sauce miel-moutarde - 3 bouteilles
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Basilic frais - 10 bouquets
- Biscuits diététiques - 6 paquets
- Biscuits vegan - 6 paquets
- Biscuits sans gluten - 6 paquets
- Mini muffins - 220 pièces
- Brownies - 220 pièces
- Serviettes - 600 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Barquettes de catering - 250 pièces
- Contenants alimentaires hermétiques - 20 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un ordinateur portable pour les présentations et un projecteur par salle utilisée. Ajoutez un câble HDMI et un adaptateur compatible à chaque poste, puis gardez au moins un jeu de rechange.
Comptez un microphone sans fil pour la personne qui anime et un second pour les questions du public. Testez aussi les pieds de micro, les haut-parleurs et la table de mixage avant l’arrivée des participants.
Pour l’accueil, installez une table d’inscription et prévoyez les chaises, tables et porte-manteaux nécessaires dès la veille. Les badges nominatifs et la liste des participants doivent être prêts avant l’ouverture.
Pour une pause, comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Réfrigérez les boissons avant le début et répartissez les verres, tasses et carafes d’eau sur plusieurs tables.
Réservez le matériel de livestream au moins 7 jours avant la conférence et vérifiez la webcam, le trépied et le hotspot Wi-Fi avec une répétition technique. Prévoyez des rallonges et multiprises, mais ne surchargez pas une seule prise.

Questions fréquentes

Combien de microphones faut-il pour une conférence sur l’inclusion ?: Prévoyez au minimum 2 microphones sans fil : un pour l’animation et un pour les intervenants ou les questions. Pour une grande salle ou plusieurs espaces, ajoutez 1 microphone par salle active et testez tout le système la veille.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une conférence ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en carafes et prévoyez les tasses à café, verres et verres à eau avant le jour de l’événement.
Quand faut-il vérifier les câbles et adaptateurs HDMI ?: Faites l’inventaire au moins 7 jours avant la conférence, puis testez chaque ordinateur, projecteur, écran, câble et adaptateur lors d’une répétition technique 24 à 48 heures avant l’ouverture.
Combien de temps à l’avance réserver le matériel de livestream ?: Réservez l’installation au moins 7 jours à l’avance. Testez la webcam, le trépied, le hotspot Wi-Fi et le son 24 à 48 heures avant, avec le même emplacement et la même connexion que le jour de la conférence.

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