Checklist voor een improvisatieconcert organiseren
Een improvisatieconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een podium vastleggen. Je moet technische wensen vroeg verzamelen, de optreedvolgorde bepalen en ruimte maken voor geluidstest, ontvangst en catering. Deze checklist loopt van de eerste reserveringen tot het openen van de locatie. Met 52 taken en 38 benodigde spullen zie je op tijd wat geregeld, gehuurd, gedrukt, gekoeld en klaargezet moet worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie definitief reserveren
Muzikanten vastleggen
Technische wensen verzamelen
Optreedvolgorde vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Geluidsapparatuur reserveren
Extra stoelen reserveren
Programma opstellen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materiaal verzamelen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Licht instellen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Programma's neerleggen
2 personen
Entree en registratie openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Concert begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzeruimte bijhouden
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Instrumenten afkoppelen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Voorraad controleren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 75
- Tafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Klaptafelsaantal 3
Apparatuur
- PA-speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 3
- Monitor-speakersaantal 2
- Audiokabelsaantal 12
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 8
- Muzieklessenaarsaantal 6
- Metronomenaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
Decoratie
- Podiumdoekenaantal 3
- Postersaantal 12
- Naamkaartjesaantal 20
Servies
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 4
- Scharenaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de technische voorbereiding uiterlijk twee weken vooraf. Verzamel per muzikant welke instrumenten, microfoons, DI-boxen, monitor-speakers en muzieklessenaars nodig zijn, zodat je het mengpaneel en de PA-set passend reserveert.
- Leg de optreedvolgorde niet pas op de avond zelf vast. Zet de volgorde minimaal 7 dagen vooraf in het programma en stuur die samen met praktische informatie naar alle muzikanten.
- Houd voor de opbouw minstens 2 uur aan voordat bezoekers binnenkomen. Gebruik het eerste uur voor stoelen, tafels, podiumruimte en decoratie; reserveer daarna tijd voor kabels, microfoons, licht en een korte soundcheck.
- Regel publieksinformatie zodra de aanmeldingen openen. Print de bezoekerslijst op de dag zelf, maak naamkaartjes vooraf en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor het concert zodat catering nog aangepast kan worden.
- Koel dranken niet pas bij opening van de locatie. Zet glazen en koelboxen enkele uren eerder klaar en controleer vóór de soundcheck of er voldoende verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelmatten liggen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een improvisatieconcert organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, muzikanten en technische wensen. Open de aanmeldingen uiterlijk 3 weken voor het concert en leg het programma 7 dagen vooraf vast.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een improvisatieconcert?
- Plan minstens 2 uur opbouw vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Reken daarna nog 30 tot 45 minuten voor het aansluiten en testen van PA-speakers, microfoons, monitor-speakers en verlichting.
- Wanneer moet ik de catering voor een improvisatieconcert bestellen?
- Bestel de catering ongeveer 7 dagen vooraf, nadat je de eerste aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Controleer de definitieve aantallen uiterlijk 3 dagen voor het concert.
- Welke geluidsapparatuur heb ik nodig voor een improvisatieconcert?
- De basis bestaat uit PA-speakers, een mengpaneel, microfoons, microfoonstatieven, DI-boxen, monitor-speakers en audiokabels. Reserveer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelmatten; controleer de technische lijst minimaal 2 weken vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!