Organiser un concert d’improvisation : la checklist

Un concert d’improvisation demande plus qu’une scène et quelques musiciens. Il faut confirmer le lieu, recueillir les besoins techniques, organiser les inscriptions et prévoir l’accueil du public. Cette checklist de 52 tâches et 38 fournitures suit l’ordre pratique des préparatifs, de la réservation au rangement. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : câbles, badges, boissons fraîches, chaises supplémentaires et liste imprimée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver définitivement le lieu
Réserver les musiciens
Recueillir les besoins techniques
Fixer l’ordre de passage
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver des chaises supplémentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Déposer les programmes
2 personnes
Ouvrir l’entrée et l’enregistrement
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Encadrer le concert
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer la salle de pause
2 personnes
Vérifier les toilettes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Débrancher les instruments
3 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier les stocks
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 75
Tablesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Tables pliantesqté 3

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Pupitres de musiqueqté 6
Métronomesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Tentures de scèneqté 3
Affichesqté 12
Badges nominatifsqté 20

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Ciseauxqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les musiciens avant de lancer les invitations. Demandez les besoins techniques au moins 2 à 3 semaines à l’avance : nombre de microphones, boîtiers DI, retours, pieds et câbles audio.
Fixez l’ordre de passage avant d’élaborer le programme. Envoyez les horaires définitifs aux participants au plus tard 5 jours avant le concert afin de limiter les changements de dernière minute.
Prévoyez les inscriptions et l’accueil séparément. Imprimez la liste des visiteurs le jour même et préparez les badges nominatifs avant l’ouverture des portes, plutôt que pendant l’arrivée du public.
Réservez les chaises supplémentaires dès que le nombre d’inscrits dépasse la capacité habituelle du lieu. Comptez aussi les tables, tabourets et portants nécessaires pour les coulisses et l’accueil.
Gardez au moins 60 à 90 minutes pour l’installation sur place. Testez la sonorisation, l’éclairage, les rallonges et les passe-câbles avant l’arrivée du public, puis refroidissez les boissons et préparez les tasses, verres et plateaux de service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’improvisation ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les musiciens, réserver la sonorisation, ouvrir les inscriptions et organiser la promotion sans précipitation.
Quand réserver la sonorisation pour un concert d’improvisation ?: Réservez-la au moins 2 à 3 semaines avant le concert, après avoir recueilli les besoins techniques des musiciens. Vérifiez ensuite le matériel reçu et les câbles disponibles pendant l’installation.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez 60 à 90 minutes pour libérer la scène, installer les chaises et les tables, mettre en place l’éclairage et tester le son. Ajoutez du temps si le lieu n’est pas déjà équipé.
Quand imprimer la liste des visiteurs et préparer les badges ?: Préparez les badges la veille et imprimez la liste des visiteurs le jour du concert, après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions. Gardez quelques badges vierges pour les arrivées imprévues.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.