Checklist voor een improvisatieavond organiseren

Een improvisatieavond valt of staat met een strak speelvlak, duidelijke briefing en techniek die vóór binnenkomst van het publiek werkt. Begin met de zaal en spelers, werk daarna het programma en de spelvormen uit en regel pas vervolgens boodschappen en aankleding. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen op tijd, zodat je publieks- en artiestenlijsten kloppen. Op de dag zelf heb je vooral tijd nodig voor de zaalindeling, microfoons, verlichting, drankjes en een korte technische test.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Spelers uitnodigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma indelen
2 personen
Spelvormen selecteren
2 personen
Presentator briefen
2 personen
Spelers informeren
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Boodschappenlijst maken
Routebordjes maken
Artiestenlijst printen
Publiekslijst printen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken sorteren
2 personen
Hapjes controleren
2 personen

Event

Sleutels ophalen
Zaal openen
2 personen
Vloer vrijmaken
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Speelvlak markeren
2 personen
Techniek opstellen
2 personen
Licht instellen
2 personen
Garderobe inrichten
Bar inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Techniek testen
2 personen
Spelers ontvangen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Spelers begeleiden
2 personen
Presenteren
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Publieksvragen verzamelen
Afsluiting aankondigen

Nazorg

Publiek uitgeleiden
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Bar schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Stoelen stapelen
3 personen
Tafels terugzetten
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Deuren afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Statafelsaantal 3
Garderoberek
Kledinghangersaantal 60

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Draagbare geluidsset
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Mokkenaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Dienbladenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 3

Decoratie

Routebordjesaantal 6
Naamkaartjesaantal 70
Kleurrijk podiumdoekaantal 2
Afplaktapeaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal vroeg en plan de sleuteloverdracht als afzonderlijk moment. Trek vóór de inloop minstens 90 minuten uit voor openen, vloer vrijmaken, stoelen en tafels plaatsen en het speelvlak markeren.
Brief de presentator en spelers uiterlijk 3 dagen vooraf over programma, spelvormen, volgorde en praktische afspraken. Zo blijven wijzigingen op de avond zelf beperkt tot noodzakelijke aanpassingen.
Test draadloze microfoons, microfoonstandaards, mengpaneel en geluidsset met de zaal gevuld met stoelen. Controleer ook verlenghaspels en stekkerdozen voordat het publiek binnenkomt; een kabelprobleem op het speelvlak kost snel 15 minuten.
Maak aparte publieks- en artiestenlijsten en leg naamkaartjes, routebordjes en afplaktape klaar bij de ingang. Hang bewegwijzering vóór de deuren opengaan, zodat je tijdens de ontvangst niet hoeft weg te lopen.
Sorteer dranken en hapjes vooraf en zet glazen, mokken, borden, bestek en dienbladen per uitgiftepunt klaar. Houd koelboxen, thermoskannen en waterkokers gescheiden van snijplanken en keukenmessen; dat versnelt de pauzeservice en het opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een improvisatieavond organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de zaal, spelers en uitnodigingen. Plan programma, spelvormen en techniek uiterlijk 2 weken vooraf en verzamel dieetwensen minimaal 7 dagen voor de avond.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een improvisatieavond op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor zaalindeling, speelvlak, techniek, verlichting en ontvangst. Plan nog 30 minuten extra als je de draagbare geluidsset of het mengpaneel niet eerder in deze zaal hebt gebruikt.
Hoeveel drankjes moet ik voorzien voor een improvisatieavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voorzie daarnaast water voor spelers en presentator, vooral als zij meerdere sets spelen.
Wanneer moet ik de techniek van een improvisatieavond testen?: Test de microfoons, geluidsset, mengpaneel en verlichting minstens 45 minuten vóór de publieksinloop. Doe daarna nog een korte controle zodra stoelen en publiek op hun definitieve plaats staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.