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Improvisationsabend organisieren: die komplette Checkliste

Ein Improvisationsabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Saal, Spieler, Spielformen und Moderation müssen früh zusammenpassen. Plane zuerst Programm und Raumaufteilung, bevor du Einladungen und Anmeldungen koordinierst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Materialien, Technik, Getränke und Snacks. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem feste Zeiten für Schlüsselübergabe, Aufbau und den Soundcheck.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Spieler einladen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm einteilen

    2 Personen

  • Spielformen auswählen

    2 Personen

  • Moderator briefen

    2 Personen

  • Spieler informieren

  • Raumaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

  • Wegweiser erstellen

  • Künstlerliste drucken

  • Publikumsliste drucken

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke sortieren

    2 Personen

  • Snacks prüfen

    2 Personen

Event

  • Schlüssel abholen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Fläche freiräumen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Spielfläche markieren

    2 Personen

  • Technik aufbauen

    2 Personen

  • Licht einstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

  • Bar einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Spieler begrüßen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Spieler betreuen

    2 Personen

  • Präsentieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Publikumsfragen sammeln

  • Abschluss ankündigen

Nachbereitung

  • Publikum verabschieden

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Bar reinigen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Stühle stapeln

    3 Personen

  • Tische zurückstellen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Türen abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • StehtischeAnz. 3
  • Garderobenständer
  • KleiderbügelAnz. 60

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Tragbares Soundsystem
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 80
  • TassenAnz. 40
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • TablettsAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 3

Dekoration

  • WegweiserAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 70
  • Bunter BühnenvorhangAnz. 2
  • AbklebebandAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • BesensetsAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Saal früh und kläre spätestens eine Woche vorher, wann du den Schlüssel bekommst und wie lange der Aufbau möglich ist. Ohne diese Information verschiebt sich der gesamte Zeitplan.
  • Teile das Programm mindestens drei Tage vorher ein und informiere die Spieler über Spielformen, Reihenfolge und Treffpunkt. So fehlen am Abend keine Mitspieler für einzelne Formate.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein: Fläche freiräumen, Stühle und Tische stellen, Spielfläche markieren und Technik mit Funkmikrofonen, Soundsystem und Mischpult testen.
  • Prüfe Getränke und Snacks am Vortag und sortiere die Getränke vor dem Einlass. Rechne bei einem zweistündigen Abend mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, zusätzlich zu Wasser.
  • Drucke Künstler- und Publikumsliste spätestens am Veranstaltungstag aus und bringe Wegweiser, Namensschilder und Abklebeband an. Das verhindert Rückfragen an der Kasse und hält den Eingangsbereich frei.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Improvisationsabend planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Saalreservierung und der Einladung der Spieler. Programm, Spielformen und Anmeldungen sollten spätestens 7 Tage vor dem Abend feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Improvisationsabend?
Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Bestuhlung, Spielfläche und Technik ein. Für Soundcheck und letzte Änderungen solltest du zusätzlich 30 Minuten vor dem Einlass freihalten.
Wie viele Spieler braucht man für einen Improvisationsabend?
Für einen abwechslungsreichen Abend sind etwa 6 bis 10 Spieler praktisch, abhängig von den gewählten Spielformen. Kläre mindestens 2 Ersatzspieler, falls kurzfristig jemand ausfällt.
Wie viele Getränke braucht man für einen Improvisationsabend?
Rechne für einen zweistündigen Abend mit ungefähr 2 bis 3 Getränken pro Person sowie zusätzlichem Wasser. Kaufe die Getränke spätestens am Vortag und lagere Kühlboxen oder Thermoskannen rechtzeitig am Veranstaltungsort.

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