Checklist pour organiser une soirée d’improvisation

Une soirée d’improvisation repose sur un enchaînement précis : réserver la salle, confirmer les joueurs, préparer les formats et rendre l’espace jouable. Prévoyez aussi l’accueil du public, les besoins alimentaires et la technique, souvent réglés trop tard. Cette checklist suit les étapes jusqu’à l’ouverture des portes, avec les vérifications à faire le jour même. Gardez une marge pour les clés, l’installation des chaises et les tests de son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Inviter les joueurs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir le programme
2 personnes
Sélectionner les formats de jeux
2 personnes
Briefer l’animateur
2 personnes
Informer les joueurs
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
Faire la liste des courses
Créer des panneaux de direction
Imprimer la liste des artistes
Imprimer la liste des participants
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les boissons
2 personnes
Vérifier les amuse-bouches
2 personnes

Événement

Récupérer les clés
Ouvrir la salle
2 personnes
Dégager le sol
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Délimiter l’aire de jeu
2 personnes
Installer la technique
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Aménager le vestiaire
Aménager le bar
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Tester la technique
2 personnes
Accueillir les joueurs
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Présenter le programme
Accompagner les joueurs
2 personnes
Présenter
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer la pause
Recueillir les questions du public
Annoncer la clôture

Suivi

Accompagner le public à la sortie
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le bar
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Empiler les chaises
3 personnes
Remettre les tables en place
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Fermer les portes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Tables hautesqté 3
Portant à vêtements
Cintresqté 60

Équipement

Microphones sans filqté 2
Système de sonorisation portable
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tassesqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateauxqté 4

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Cuillères de serviceqté 3

Décoration

Panneaux d’orientationqté 6
Badges nominatifsqté 70
Drap de scène coloréqté 2
Ruban de masquageqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Sets de balaiqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et récupérez les informations d’accès au moins 2 à 3 semaines avant la soirée. Sans les clés, les affiches de direction et l’installation des tables prennent vite du retard.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires 7 jours avant l’événement, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster les courses et l’accueil.
Fixez les formats de jeux et la répartition du programme au plus tard 3 jours avant. Communiquez ensuite les consignes aux joueurs et faites un briefing séparé avec l’animateur.
Prévoyez au moins 90 minutes sur place avant l’arrivée du public pour dégager le sol, installer les chaises, délimiter l’aire de jeu et mettre en place la sonorisation.
Testez les microphones, la table de mixage, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Gardez du ruban de masquage et une lampe LED accessibles pour sécuriser les câbles et les zones peu éclairées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une soirée d’improvisation ?: Commencez l’organisation 2 à 3 semaines avant, surtout pour réserver la salle et inviter les joueurs. Bloquez encore 90 minutes à 2 heures le jour même pour l’installation et les tests techniques.
Quand envoyer les invitations pour une soirée d’improvisation ?: Envoyez-les environ 2 semaines avant la date, puis faites une relance 5 à 7 jours avant. Fixez une date limite d’inscription au moins 3 jours avant pour finaliser le programme et les achats.
Quel matériel faut-il tester avant une soirée d’improvisation ?: Testez les microphones, le système de sonorisation, la table de mixage, les pieds de micro et chaque rallonge électrique. Faites ce contrôle au moins 60 minutes avant l’arrivée du public, avec les câbles déjà sécurisés.
Quand installer la salle pour une soirée d’improvisation ?: L’installation peut commencer environ 2 heures avant l’ouverture : chaises, tables, aire de jeu, accueil et panneaux d’orientation. Gardez les 30 dernières minutes pour les boissons, les amuse-bouches et une vérification générale.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.