Checklist voor een illustratieworkshop organiseren

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tips

• Leg het programma en thema vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je deelnemers vooraf vertellen welke technieken, opdrachten en materialen aan bod komen en kun je het aantal werkplekken goed bepalen.
• Test beamer, laptop, projectiescherm en verlengsnoeren uiterlijk één dag vooraf. Een presentatie die op locatie niet opent of een demonstratietafel zonder goed zicht kost direct tijd van de workshop.
• Verdeel het tekenmateriaal per tafel in plaats van alles op één centrale plek te leggen. Controleer vooraf of elke tafel papier, potloden, fineliners, gummen en puntenslijpers heeft; verfmaterialen vragen daarnaast waterbekers, penselen en mengpaletten.
• Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en bereken daarna pas de cateringhoeveelheden. Bewaar verse producten gekoeld en zet water, bekers en andere drankvoorzieningen vóór de ontvangst klaar.
• Plan de opbouw ruim vóór de start van de workshop. Tafels afdekken, stoelen plaatsen, de ontvangsttafel inrichten en demonstratiemateriaal klaarzetten duurt langer wanneer je dit pas doet nadat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een illustratieworkshop te organiseren?

Reken op minstens 3 tot 4 weken voor een workshop met een externe docent en inschrijvingen. Plan de ruimte en docent eerst, verstuur daarna de uitnodigingen en gebruik de laatste week voor materialen, catering, printwerk en de technische test.

Hoeveel deelnemers passen er in een illustratieworkshop?

Bepaal het maximum op basis van het aantal werkplekken en de begeleiding. Als deelnemers zelfstandig moeten tekenen en demonstraties goed moeten kunnen zien, is één docent met een demonstrator meestal geschikt voor ongeveer 10 tot 15 deelnemers.

Welke materialen heb je nodig voor een illustratieworkshop?

Voorzie per deelnemer papier of een schetsboek, grafietpotloden, fineliners, kleurpotloden of markeerstiften en een gum. Voor een workshop met aquarel of inkt heb je daarnaast per tafel penselen, waterbekers, mengpaletten en inktpotjes nodig.

Wanneer moet je deelnemers aan een illustratieworkshop herinneren?

Stuur de bevestiging direct na inschrijving en een praktische herinnering 2 tot 3 dagen voor de workshop. Vermeld daarin het tijdstip, de locatie, wat deelnemers zelf meenemen en eventuele informatie over catering of dieetwensen.

Plannen die hierop lijken

• Zo organiseer je een illustratieworkshop
• Boodschappenlijst voor een illustratieworkshop
• Boodschappenlijst voor een 10-jarig jubileum
• Checklist voor een 10-jarig jubileum organiseren