Checklist para organizar un taller de ilustración
Organizar un taller de ilustración requiere coordinar mucho más que lápices y papel. Primero debes cerrar la sala, el tema, el docente y el límite de participantes; después vienen las inscripciones, los materiales y el catering. Durante los días previos conviene comprobar el equipo técnico y preparar cada mesa para que la sesión empiece sin interrupciones. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen olvidarse, desde las preferencias dietéticas hasta los cables del proyector.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala del taller
Reservar docente y demostrador
Fijar el programa y el tema
2 personas
Definir el límite de participantes
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Enviar confirmación a los participantes
Calcular las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
Seleccionar la arteterapia y los ejemplos
2 personas
Imprimir hojas de trabajo y actividades
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Refrigerar los productos frescos
Recordar a los participantes
Evento
Abrir el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Cubrir las mesas
2 personas
Repartir el material de dibujo por mesa
3 personas
Preparar el material de demostración
2 personas
Probar el proyector y la presentación
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar la iluminación y la ventilación
Recepción de participantes
3 personas
Repartir etiquetas con nombre
Presentar el programa
Realizar la demostración introductoria
Guiar el ejercicio básico
3 personas
Responder a las preguntas por mesa
3 personas
Servir la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Disponer las piezas
2 personas
Explicar el ejercicio de profundización
Guiar una actividad de profundización
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Hacer que presenten sus trabajos
2 personas
Dirigir la ronda de feedback
2 personas
Repartir certificados
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Reunir material de dibujo
3 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Volver a colocar mesas y sillas
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Apagar el equipo
Devolver los materiales
2 personas
Compartir fotos de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 24
- Mesa de recepción
- Mesa de demostración
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Hervidor de aguacant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas de escritoriocant. 6
Material de ilustración
- Tableros de dibujocant. 24
- Papel de dibujo A4cant. 500
- Papel de dibujo A3cant. 100
- Cuadernos de bocetoscant. 24
- Lápices de grafitocant. 48
- Rotuladores finoscant. 48
- Lápices de colorescant. 24
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Gomas de borrarcant. 30
- Sacapuntascant. 12
- Sets de acuarelascant. 12
- Pincelescant. 36
- Tinteroscant. 12
- Paletas de mezclacant. 12
- Vasos de aguacant. 24
- Carpetas de dibujocant. 24
- Tapetes de cortecant. 6
- Tijerascant. 12
- Reglascant. 12
- Goma moldeablecant. 12
- Porta-sacapuntascant. 6
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Paneles informativoscant. 4
- Pinzas de la ropacant. 40
- Cuerdacant. 2
- Marcos de fotoscant. 6
Vajilla
- Tazascant. 30
- Vasoscant. 30
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
- Bandejas de serviciocant. 4
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarracant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Juego de fregona
- Paños de microfibracant. 12
- Cubetas para lavarcant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Define el número máximo de participantes antes de abrir el formulario. Así puedes calcular cuántas mesas, sillas, tableros y juegos de materiales necesitas sin hacer compras de última hora.
- Envía la confirmación después de revisar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Hazlo al menos una semana antes e incluye el horario, el tema y cualquier indicación práctica para llegar preparado.
- Prepara una mesa de dibujo completa por participante y añade material de demostración separado. Comprueba con varios días de antelación el papel A4 y A3, lápices, rotuladores, acuarelas, pinceles, tintas y recipientes para agua.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables alargadores y las regletas antes de abrir la sala. Una prueba de 30 minutos evita descubrir durante la demostración que falta una conexión o una toma de corriente.
- Monta la recepción, cubre las mesas y reparte los materiales antes de que lleguen los asistentes. Guarda los productos frescos refrigerados y deja listas las hojas de trabajo y actividades impresas el día anterior.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar una sala para un taller de ilustración?
- Reserva la sala al menos 4 semanas antes, especialmente si necesitas mesas, proyector y una zona de demostración. Confirma también el horario de apertura para disponer de 60 a 90 minutos de montaje.
- ¿Cuándo abrir las inscripciones de un taller de ilustración?
- Abre el formulario entre 3 y 4 semanas antes del taller. Cierra las inscripciones cuando alcances el límite de participantes o, como máximo, 5 días antes, para poder actualizar la lista y comprar el catering.
- ¿Cuánto material de dibujo necesito por persona?
- Prepara un puesto completo por participante y lleva al menos un 10 % adicional de consumibles, como papel, gomas y sacapuntas. Comprueba también que haya suficientes pinceles, paletas y vasos de agua para trabajar sin compartir durante la demostración.
- ¿Cuándo enviar el recordatorio a los participantes?
- Envía un primer recordatorio 5 o 7 días antes y otro el día anterior. Incluye la hora de llegada, el tema del taller, lo que deben llevar y cualquier información sobre comida o preferencias dietéticas.
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