Illustrationsworkshop organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Illustrationsworkshop steht und fällt mit guter Vorbereitung: Der Raum muss zur Arbeitsweise passen, Technik und Zeichenmaterial müssen vor Beginn getestet sein. Plane zuerst Thema, Teilnehmerzahl und Ablauf, danach Anmeldung, Catering und Material. Besonders leicht vergessen werden ausreichend große Arbeitsflächen, zusätzliche Verlängerungskabel und ein klarer Empfang. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag und hilft dir, die 53 Aufgaben und 54 benötigten Dinge rechtzeitig zu prüfen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Workshopraum reservieren
Dozent und Demonstrator buchen
Programm und Thema festlegen
2 Personen
Teilnehmerlimit festlegen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Bestätigung an Teilnehmer senden
Cateringmengen berechnen
Einkaufsliste prüfen
Zeichentherapie und Beispiele auswählen
2 Personen
Arbeitsblätter und Aufgaben drucken
Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Frische Produkte kühlen
Teilnehmer erinnern
Event
Raum öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Tische eindecken
2 Personen
Zeichenmaterialien pro Tisch verteilen
3 Personen
Demonstrationsmaterial bereitstellen
2 Personen
Projektor und Präsentation testen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Licht und Belüftung überprüfen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Namensaufkleber verteilen
Programm vorstellen
Einführungsdemo geben
Grundübung anleiten
3 Personen
Fragen an jedem Tisch beantworten
3 Personen
Kaffeepause servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Werkstücke bereitlegen
2 Personen
Vertiefende Übung erklären
Vertiefende Übung begleiten
3 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Werke präsentieren lassen
2 Personen
Feedbackrunde moderieren
2 Personen
Zertifikate verteilen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Zeichenmaterial sammeln
3 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten
Materialien zurückgeben
2 Personen
Teilnehmerfotos teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 24
- Empfangstisch
- Demonstrationstisch
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 6
Illustrationsmaterial
- ZeichenbretterAnz. 24
- A4-ZeichenpapierAnz. 500
- A3-ZeichenpapierAnz. 100
- SkizzenbücherAnz. 24
- Bleistifte aus GraphitAnz. 48
- FinelinerAnz. 48
- BuntstifteAnz. 24
- MarkerAnz. 24
- RadiergummisAnz. 30
- BleistiftspitzerAnz. 12
- Aquarellfarben-SetsAnz. 12
- PinselAnz. 36
- TintenfässchenAnz. 12
- MischpalettenAnz. 12
- WasserbecherAnz. 24
- ZeichenmappenAnz. 24
- SchneidemattenAnz. 6
- ScherenAnz. 12
- LinealeAnz. 12
- KnetgummiAnz. 12
- SpitzerbehälterAnz. 6
Dekoration
- NamensschilderAnz. 30
- InfotafelnAnz. 4
- WäscheklammernAnz. 40
- SeilAnz. 2
- BilderrahmenAnz. 6
Geschirr
- TassenAnz. 30
- GläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServiertablettsAnz. 4
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- KaraffeAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Wischset
- MikrofasertücherAnz. 12
- SpülwannenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Teilnehmerlimit fest, bevor du das Anmeldeformular erstellst. So kannst du Arbeitsplätze, Zeichenbretter, Papier und Getränke exakt pro Person kalkulieren.
- Teste Beamer, Laptop und Projektionsleinwand spätestens am Vortag im reservierten Workshopraum. Prüfe dabei auch, ob die Verlängerungskabel bis zum Demonstrationstisch reichen.
- Bereite die Arbeitsplätze nicht erst während des Empfangs vor: Verteile Zeichenmaterialien pro Tisch und lege Arbeitsblätter sowie Aufgaben am Tag vorher bereit.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und berechne die Cateringmengen erst nach dem Anmeldeschluss. Frische Produkte gehören anschließend direkt in die Kühlboxen oder den Kühlschrank.
- Schicke die Teilnahmebestätigung nach der Anmeldung und eine Erinnerung kurz vor dem Termin. Nenne darin Beginn, Einlasszeit, Raum, mitzubringende Dinge und den geplanten Ablauf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Illustrationsworkshop organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Dozent und Thema. Anmeldung, Catering und Material sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Teilnehmer sind für eine Illustrationsworkshop sinnvoll?
- Lege die Zahl nach Raumgröße und Betreuung fest, nicht nur nach verfügbaren Stühlen. Plane pro Person einen eigenen Arbeitsplatz und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bei Papier und Verbrauchsmaterial ein.
- Wann muss ich das Material für die Illustrationsworkshop einkaufen?
- Prüfe Zeichenmaterial, Technik und Drucksachen mindestens 7 Tage vorher. Frische Produkte kaufst du möglichst 1 bis 2 Tage vor der Workshop und kühlst sie bis zum Aufbau.
- Wie lange vorher soll der Raum für die Illustrationsworkshop geöffnet werden?
- Öffne den Raum mindestens 60 bis 90 Minuten vor Beginn. In dieser Zeit stellst du Tische und Stühle auf, deckst die Tische ein, verteilst Material und testest die Präsentation.
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