Zo organiseer je een illustratieworkshop

Begin met de randvoorwaarden: reserveer een workshopruimte, boek de docent en demonstrator en leg het thema en programma vast. Bepaal daarna de deelnemerslimiet, maak het aanmeldformulier en verzamel meteen dieetwensen. Pas wanneer de inschrijvingen verwerkt zijn, kun je catering en materialen precies berekenen. In de laatste week draait alles om controleren, printen en bevestigen; op de dag zelf moeten tafels, tekenmateriaal, demonstratiemateriaal en techniek klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopruimte reserveren
2
Docent en demonstrator boeken
3
Programma en thema vastleggen
2 personen
4
Deelnemerslimiet bepalen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Bevestiging aan deelnemers sturen
11
Cateringhoeveelheden berekenen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Tekentherapie en voorbeelden selecteren
2 personen
14
Werkbladen en opdrachten printen
15
Materialen controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Verse producten koelen
18
Deelnemers herinneren

Event

19
Ruimte openen
2 personen
20
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
21
Tafels afdekken
2 personen
22
Tekenmateriaal per tafel verdelen
3 personen
23
Demonstratiemateriaal klaarzetten
2 personen
24
Projector en presentatie testen
2 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
27
Licht en ventilatie controleren
28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Naamstickers uitdelen
30
Programma toelichten
31
Introductiedemonstratie geven
32
Basisoefening begeleiden
3 personen
33
Vragen per tafel beantwoorden
3 personen
34
Koffiepauze serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
36
Werkstukken klaarleggen
2 personen
37
Verdiepende oefening uitleggen
38
Verdiepende oefening begeleiden
3 personen
39
Hapjes serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
41
Werkstukken laten presenteren
2 personen
42
Feedbackronde begeleiden
2 personen
43
Certificaten uitdelen
2 personen
44
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

45
Tekenmateriaal verzamelen
3 personen
46
Overgebleven catering opruimen
2 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Tafels en stoelen terugplaatsen
3 personen
50
Ruimte schoonmaken
3 personen
51
Apparatuur uitschakelen
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Ontvangsttafel
Demonstratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Waterkokeraantal 2
Koelboxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Bureaulampenaantal 6

Illustratiemateriaal

Tekenbordenaantal 24
A4-tekenpapieraantal 500
A3-tekenpapieraantal 100
Schetsboekenaantal 24
Grafietpotlodenaantal 48
Finelinersaantal 48
Kleurpotlodenaantal 24
Markeerstiftenaantal 24
Gummenaantal 30
Puntenslijpersaantal 12
Aquarelverfsetsaantal 12
Penselenaantal 36
Inktpotjesaantal 12
Mengpalettenaantal 12
Waterbekersaantal 24
Tekenmappenaantal 24
Snijmattenaantal 6
Scharenaantal 12
Linialenaantal 12
Kneedgumaantal 12
Puntenslijperbakjesaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 30
Informatiebordenaantal 4
Wasknijpersaantal 40
Touwaantal 2
Fotolijstenaantal 6

Servies

Mokkenaantal 30
Glazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkkanaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilset
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasteilenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de deelnemerslimiet voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weet je hoeveel werkbladen, schetsboeken, tekenpapier en sets met potloden of verf je nodig hebt en voorkom je dat deelnemers aan een volle tafel zonder materiaal zitten.
Test beamer, laptop, projectiescherm en verlengsnoeren uiterlijk één dag vooraf. Controleer ook of de demonstratietafel vanuit alle zitplaatsen zichtbaar is; een goede opstelling voorkomt dat deelnemers tijdens de uitleg moeten verplaatsen.
Verdeel tekenmateriaal per tafel in plaats van alles bij de ontvangsttafel te leggen. Leg onder meer papier, grafietpotloden, fineliners, gummen en puntenslijpers klaar, zodat de workshop direct kan starten.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmelding en bereken de catering pas na de inschrijfdeadline. Houd verse producten gekoeld en gebruik koelboxen als de ruimte geen betrouwbare koeling heeft.
Stuur de deelnemersbevestiging en herinnering niet op het laatste moment. Vermeld daarin de aanvangstijd, het thema, wat ze kunnen verwachten en praktische informatie over ontvangst, zodat je op de dag zelf minder vragen hoeft te beantwoorden.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een illustratieworkshop organiseren en de docent boeken?: Leg het programma, thema en de deelnemerslimiet eerst vast. Boek de docent en demonstrator daarna zo vroeg mogelijk; stuur uitnodigingen pas wanneer de inhoud en capaciteit definitief zijn.
Hoeveel deelnemers kan ik aan één illustratieworkshop laten meedoen?: Kies een limiet die past bij het aantal werkplekken en de begeleiding. Bij een demonstratie moeten alle deelnemers de tekenborden of het scherm kunnen zien; controleer dit vooraf vanuit elke tafel.
Wanneer moet ik de materialen voor een illustratieworkshop klaarleggen?: Controleer materialen, druk werkbladen en opdrachten uiterlijk enkele dagen vooraf. Verdeel papier, schetsboeken, potloden, fineliners, verf, penselen en waterbekers op de workshopdag per tafel.
Hoe lang van tevoren moet ik deelnemers aan een illustratieworkshop herinneren?: Stuur de bevestiging na verwerking van de aanmelding en een laatste herinnering kort voor de workshop. Controleer daarbij opnieuw de deelnemerslijst en eventuele dieetwensen, zodat catering en ontvangst kloppen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.