Iftaravond organiseren: checklist en planning

Een Iftaravond vraagt vooral om een strakke voorbereiding rond het moment van iftar. Leg eerst het aantal gasten, dieetwensen, porties en gebedstijden vast; daarna kun je tafels, servies en leveranciers definitief regelen. Op de dag zelf draait alles om een logische keukenindeling, gekoelde dranken en gerechten die op tijd klaarstaan. Deze checklist helpt je bepalen wat je weken vooraf, de dag ervoor en vlak voor aanvang regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aantal gasten bevestigen
Leveranciers bevestigen
Tafels en stoelen reserveren
Servies en glaswerk reserveren
Menu en porties vastleggen
2 personen
Allergenenoverzicht maken
Programma en gebedstijden maken
Indeling en looproutes bepalen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Menukaarten afdrukken
Boodschappen doen
4 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Groenten wassen en snijden
4 personen
Soep bereiden
3 personen
Salades bereiden
3 personen
Fruit en dadels verdelen
2 personen
Brood en hapjes klaarzetten
2 personen
Hoofdgerechten opwarmen
4 personen
Desserts portioneren
3 personen
Allergenen apart labelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Water en dadels serveren
4 personen
Buffet openen
3 personen
Soep en voorgerechten serveren
4 personen
Hoofdgerechten aanvullen
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Gebruikt servies ophalen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dessert uitserveren
4 personen
Afscheid en uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie en apparatuur verwijderen
3 personen
Locatie schoon achterlaten
3 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Dessertbordjesaantal 75
Glazenaantal 100
Kopjesaantal 70
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Waterkannenaantal 10
Thermoskannenaantal 6

Catering

Bain-marie bakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 4
Tafellopersaantal 10
Servettenaantal 150
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatkannenaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 3

Apparatuur

Kookplatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Luidsprekeraantal 2

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 10
Slingersaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3
Handschoenenaantal 12

Tips

Bevestig het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor porties, dinerborden, soepkommen, glazen en stoelen; reserveer enkele extra exemplaren voor breuk of onverwachte gasten.
Maak het allergenenoverzicht zodra de dieetwensen binnen zijn, bij voorkeur minimaal 7 dagen voor de Iftaravond. Label aparte schalen en zet allergenenvrije gerechten niet naast algemene serveerschalen.
Plan de keukenvoorbereiding achteruit vanaf het geplande iftarmoment. Bereid soep en salades eerder, zet dranken tijdig koud en houd hoofdgerechten warm in bain-marie bakken of afgedekt met aluminiumfolie.
Zet fruit en dadels, brood en hapjes als eerste eetmoment overzichtelijk klaar. Plaats waterkannen en glazen binnen handbereik, zodat gasten niet door de warme gerechten of keukenroute hoeven te lopen.
Controleer het programma met gebedstijden uiterlijk de dag ervoor en druk menukaarten en naamkaartjes dan af. Reserveer bij de indeling ruimte voor ontvangst, buffet, gebed en een vrije looproute tussen tafels en stoelen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Iftaravond organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en bevestig het gastenaantal 3 tot 5 dagen voor de avond.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een Iftaravond?: Reken per gast op minimaal 1 dinerbord, 1 soepkom, 1 dessertbordje, 1 glas, 1 kopje, 1 vork, 1 mes en 1 lepel. Reserveer daarnaast ongeveer 10 procent extra, dus 11 stuks per soort voor 10 gasten.
Wat moet ik op de dag van de Iftaravond voorbereiden?: Was en snijd groenten, bereid soep en salades en verdeel fruit en dadels enkele uren vooraf. Zet dranken op tijd koud en warm hoofdgerechten pas vlak voor het serveren op, zodat ze niet uitdrogen.
Hoe deel ik een Iftaravond praktisch in?: Maak uiterlijk de dag ervoor een indeling met ontvangsttafel, buffet, tafels, stoelen en vrije looproutes. Neem ook de gebedsruimte en het moment van afruimen op; zo voorkom je dat gasten tijdens het eerste eetmoment door de keuken hoeven te lopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.