Checklist pour organiser une soirée iftar

Une soirée iftar demande une préparation précise, car le repas commence à une heure fixe et plusieurs éléments doivent être prêts en même temps. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : inscriptions, menu, matériel, horaires de prière et préparation des plats. Prévoyez aussi les informations que l’on oublie souvent, comme les allergies, les portions, les étiquettes et les circuits de circulation. Le jour J, vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’accueil plutôt que sur les urgences.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le nombre d’invités
Confirmer les fournisseurs
Réserver des tables et des chaises
Réserver la vaisselle et les verres
Définir le menu et les portions
2 personnes
Créer le récapitulatif des allergènes
Créer le programme et les horaires de prière
Définir l’organisation et les itinéraires de circulation
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les menus
Faire les courses
4 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Laver et couper les légumes
4 personnes
Préparer la soupe
3 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Distribuer les fruits et les dattes
2 personnes
Préparer le pain et les amuse-bouches
2 personnes
Réchauffer les plats principaux
4 personnes
Portionner les desserts
3 personnes
Étiqueter séparément les allergènes
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir de l’eau et des dattes
4 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Servir la soupe et les entrées
4 personnes
Réapprovisionner les plats principaux
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir le dessert
4 personnes
Accompagner l’au revoir et la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration et le matériel
3 personnes
Laisser le lieu propre
3 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Bol à soupeqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Verresqté 100
Tassesqté 70
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Carafes d’eauqté 10
Thermosqté 6

Catering

Bacs au bain-marieqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 4
Chemins de tableqté 10
Serviettesqté 150
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Mesures à verserqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 3

Équipement

Plaques de cuissonqté 4
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Haut-parleurqté 2

Décoration

Décoration de tableqté 10
Guirlandesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Cartes de menuqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Gantsqté 12

Conseils

Fixez le nombre définitif de convives au moins 5 jours avant l’iftar. Utilisez ce chiffre pour calculer les portions, les assiettes, les verres, les chaises et les quantités de dattes, de fruits et de boissons.
Demandez les allergies et régimes alimentaires dès l’ouverture des inscriptions, puis préparez un récapitulatif unique. Étiquetez les plats concernés avant leur mise en place, au lieu de compter sur la mémoire des bénévoles.
Préparez le programme et les horaires de prière avant d’imprimer les menus et les marque-places. Affichez-les à l’accueil afin que les invités sachent quand se placer, commencer le repas et rejoindre l’espace prévu.
Gardez les plats chauds dans des bacs bain-marie ou des récipients couverts, et prévoyez les boissons froides avant l’arrivée des invités. Les soupes, salades, fruits et dattes peuvent être préparés en avance, tandis que les produits frais se récupèrent le plus près possible du service.
Vérifiez les déplacements autour des tables avant de dresser la salle. Laissez un passage suffisamment dégagé entre les tables, le buffet et l’accueil, et regroupez les ustensiles de service pour éviter les allers-retours pendant les premières minutes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une soirée iftar ?: Commencez les invitations et les inscriptions 3 à 4 semaines avant la date prévue. Confirmez le nombre de convives, les fournisseurs et le mobilier au moins 5 jours avant, puis faites les préparations culinaires principales la veille.
Quand confirmer le nombre d’invités pour un iftar ?: Demandez une réponse définitive 5 jours avant la soirée. Gardez ensuite une petite marge pour les portions et vérifiez séparément les allergies, les régimes alimentaires et les besoins particuliers.
Que préparer la veille d’une soirée iftar ?: La veille, lavez et découpez les légumes, préparez la soupe et les salades, portionnez les desserts et préparez les fruits et les dattes. Installez aussi les tables, les chaises, les marque-places et les étiquettes afin de réserver le jour J aux produits frais et au réchauffage.
Combien de boissons prévoir pour un iftar ?: Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pour la rupture du jeûne, puis de l’eau disponible pendant le repas. Placez les carafes et les thermos avant l’arrivée des invités et gardez une réserve facilement accessible pour le service.

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