Iftaravond organiseren: checklist en planning

Een Iftaravond vraagt om meer voorbereiding dan alleen een menu samenstellen. Je stemt het aantal gasten af op tafels, stoelen, servies, keukenruimte en de beschikbare koeling. Verzamel dieetwensen vroeg, plan het programma rond de gebedstijden en verdeel kook- en serveertaken over meerdere helpers. Begin met houdbare boodschappen en werk in de laatste dagen naar verse voorbereidingen, gekoelde dranken en een duidelijke opstelling toe.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en gebedstijden bepalen
2 personen
Kookhelpers indelen
2 personen
Serveerteams indelen
2 personen
Locatie reserveren
Keuken controleren
2 personen
Koelkastruimte controleren
Tafelschikking bepalen
2 personen
Menukaart vaststellen
3 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Tafels en stoelen bevestigen
Vrijwilligers informeren
Allergenenkaart maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Groenten wassen en snijden
4 personen
Marinades voorbereiden
3 personen
Desserts portioneren
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Vlees en kip marineren
3 personen
Schoonmaakmiddelen klaarzetten
Locatie openen
2 personen
Ventilatie en verlichting controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Gebedsruimte inrichten
3 personen
Keukenwerkplekken inrichten
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Buffettafels opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Soep en hoofdgerechten bereiden
6 personen
Salades en bijgerechten bereiden
4 personen
Dadels en fruit klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffet voorzien van kaartjes
2 personen
Laatste voedselcontrole uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Programma toelichten
Iftarbuffet presenteren
2 personen
Iftar serveren
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet tussentijds aanvullen
4 personen
Gebedsmoment begeleiden
2 personen
Dessert en koffie serveren
4 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten veilig verpakken
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Vloer en toiletten schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Wasgoed en doeken wassen
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamerschermaantal 2

Servies

Bordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Dessertbordjesaantal 75
Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 75
Theekopjesaantal 75
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 20
Serveerkommenaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Waterkannenaantal 10
Gebedsmattenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Kookpannenaantal 6
Koekenpannenaantal 4
Ovenschalenaantal 8
Maatlepelsaantal 4
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Luidsprekeraantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 12
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartjesaantal 12
Papieren slingersaantal 8
LED-lichtsnoerenaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen zodra datum en locatie vaststaan en vraag meteen naar dieetwensen en allergieën. Maak de allergenenkaart uiterlijk enkele dagen voor de avond, zodat het serveerteam weet welke gerechten veilig zijn.
Controleer vóór het vaststellen van het menu hoeveel koelkastruimte, kookpannen, ovens en werkoppervlak beschikbaar zijn. Plan gerechten die tegelijk klaar moeten zijn niet allemaal in dezelfde pan of oven.
Maak de tafelschikking op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en tel servies per gast plus minimaal 10 procent reserve. Vergeet daarbij soepkommen, dessertbordjes, glazen, kopjes en opscheplepels niet.
Verdeel kookhelpers en serveerteams afzonderlijk en geef beide groepen een tijdstip waarop ze aanwezig moeten zijn. Laat het serveerteam vóór zonsondergang weten waar buffettafels, waterkannen en serveerschalen staan.
Doe houdbare boodschappen eerder en controleer verse producten kort voor de avond. Portioneren van desserts en het snijden van groenten kun je vooraf doen; dranken koel je pas op tijd met de beschikbare koelkastruimte.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Iftaravond organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en open de aanmeldingen, zodat je tijd hebt om dieetwensen, tafels en helpers af te stemmen.
Hoeveel eten moet ik voorzien per gast bij een Iftaravond?: Werk met het definitieve aantal aanmeldingen en houd ongeveer 10 procent extra porties aan voor onverwachte gasten of grotere eters. Verdeel het menu over soep, hoofdgerechten, bijgerechten, dessert en dranken in plaats van alles van één gerecht te voorzien.
Wanneer vraag ik dieetwensen en allergieën voor een Iftaravond?: Vraag dit direct bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Maak daarna een allergenenkaart en informeer kookhelpers en het serveerteam vóór het bereiden en uitserveren.
Hoe plan ik de voorbereiding van een Iftaravond?: Regel locatie, programma, gebedstijden en vrijwilligers enkele weken vooraf. Doe houdbare boodschappen eerder, bereid groenten en marinades in de laatste 1 à 2 dagen en controleer verse producten, desserts en gekoelde dranken op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.