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Iftar-Abend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein gemeinsamer Iftar-Abend braucht mehr Vorbereitung als nur ein Menü. Du koordinierst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Gebetszeiten, Küche, Helfer und den Ablauf nach dem Fastenbrechen. Plane zuerst Ort, Datum und Kapazität, danach Essen, Ausstattung und Schichten. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung – bis Getränke gekühlt, Allergiehinweise sichtbar und alle Tische vorbereitet sind.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Gebetszeiten festlegen

    2 Personen

  • Küchenhelfer einteilen

    2 Personen

  • Serviceteams einteilen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Küche kontrollieren

    2 Personen

  • Kühlschrankkapazität kontrollieren

  • Tischanordnung festlegen

    2 Personen

  • Speisekarte festlegen

    3 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle befestigen

  • Freiwillige informieren

  • Allergiekarte erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    4 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Frische Produkte prüfen

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    4 Personen

  • Marinaden vorbereiten

    3 Personen

  • Desserts portionieren

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Fleisch und Hähnchen marinieren

    3 Personen

  • Reinigungsmittel bereitstellen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Belüftung und Beleuchtung prüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Gebetsraum einrichten

    3 Personen

  • Küchenarbeitsplätze einrichten

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Buffet-Tische aufbauen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Suppen und Hauptgerichte zubereiten

    6 Personen

  • Salate und Beilagen zubereiten

    4 Personen

  • Datteln und Obst bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Buffet mit Schildern versehen

    2 Personen

  • Letzte Lebensmittelkontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Gäste zu den Tischen begleiten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Iftar-Buffet präsentieren

    2 Personen

  • Iftar servieren

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet zwischendurch auffüllen

    4 Personen

  • Gebetsmoment leiten

    2 Personen

  • Dessert und Kaffee servieren

    4 Personen

  • Abfall zwischendurch sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Lebensmittel sicher verpacken

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Küche reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Boden und Toiletten reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Wäsche und Tücher waschen

  • Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 4
  • UmkleideschirmAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 75
  • SuppenschalenAnz. 75
  • DesserttellerAnz. 75
  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 75
  • TeetassenAnz. 75
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • TeelöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 12
  • WasserkannenAnz. 10
  • GebetsteppicheAnz. 20

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 8
  • KochtöpfeAnz. 6
  • PfannenAnz. 4
  • AuflaufformenAnz. 8
  • MesslöffelAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltedosenAnz. 20
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 3
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 70
  • MenükartenAnz. 12
  • PapiergirlandenAnz. 8
  • LED-LichterkettenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LaternenAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne die Anmeldung früh genug, um Ernährungswünsche und Allergien mindestens 7 Tage vor dem Abend zu erfassen. So kannst du Speisekarte, Allergiekarten und Portionen anpassen.
  • Lege Programm und Gebetszeiten spätestens eine Woche vorher fest und teile sie den Gästen mit. Plane außerdem einen klaren Übergang vom Fastenbrechen zum Essen und zum Gebet.
  • Kontrolliere Küche und Kühlschrank mindestens 3 Tage vorher. Prüfe, ob Töpfe, Pfannen, Schneidebretter und ausreichend Kühlfläche für die geplanten Speisen vorhanden sind.
  • Teile Küchen- und Serviceteams in Schichten von 60 bis 90 Minuten ein. Informiere die Freiwilligen spätestens 2 Tage vorher über Aufgaben, Treffpunkt und Einsatzzeit.
  • Erledige haltbare Einkäufe mehrere Tage vorher und kaufe frische Produkte möglichst am Vortag. Getränke sollten am Veranstaltungstag mindestens 4 Stunden im Kühlschrank stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Iftar-Abend planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Reservierung. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Abend verschickt beziehungsweise geöffnet werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Iftar-Abend?
Für etwa 30 bis 40 Gäste solltest du mindestens 6 bis 8 Helfer einplanen: drei bis vier für die Küche, zwei bis drei für Service und ein bis zwei für Aufbau und Ablauf. Teile die Einsätze in 60- bis 90-minütige Schichten.
Wann sollte man die Speisen für einen Iftar-Abend vorbereiten?
Haltbare Zutaten kannst du 2 bis 3 Tage vorher einkaufen. Gemüse, Marinaden und Desserts bereitest du am Vortag vor; frische Speisen und das Kühlen der Getränke erledigst du am Veranstaltungstag.
Was muss man bei Allergien beim Iftar beachten?
Erfasse Allergien spätestens 7 Tage vor dem Abend und erstelle daraus eine gut sichtbare Allergiekarte. Kennzeichne Speisen getrennt und verwende für allergenfreie Portionen saubere Servierlöffel und Schalen.

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