Checklist pour organiser une soirée iftar

Une soirée iftar réussie repose sur une préparation précise, surtout autour de l’heure de rupture du jeûne et des temps de prière. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : réserver le lieu, gérer les inscriptions, répartir les équipes et préparer le repas. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés, comme l’espace dans les réfrigérateurs, l’affichage des allergènes et le refroidissement des boissons. Utilisez-la pour suivre les 71 tâches et vérifier le matériel nécessaire avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le programme et les horaires de prière
2 personnes
Répartir les aides-cuisiniers
2 personnes
Répartir les équipes de service
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier la cuisine
2 personnes
Vérifier l’espace du réfrigérateur
Définir la disposition des tables
2 personnes
Valider la carte
3 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Confirmer les tables et les chaises
Informer les bénévoles
Créer une carte des allergènes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Laver et couper les légumes
4 personnes
Préparer les marinades
3 personnes
Portionner les desserts
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Faire mariner la viande et le poulet
3 personnes
Préparer les produits de nettoyage
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la ventilation et l’éclairage
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de prière
3 personnes
Aménager les postes de travail en cuisine
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer les tables de buffet
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Préparer les soupes et les plats principaux
6 personnes
Préparer les salades et les accompagnements
4 personnes
Préparer les dattes et les fruits
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Étiqueter le buffet
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle alimentaire
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Accompagner les invités à leurs tables
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Présenter le programme
Présenter le buffet d’iftar
2 personnes
Servir l'iftar
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
4 personnes
Animer le moment de prière
2 personnes
Servir le dessert et le café
4 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Nettoyer la cuisine
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le sol et les toilettes
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Laver le linge et les serviettes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 4
Paravent de logeqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 75
Bol à soupeqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Verresqté 100
Tasses à caféqté 75
Tasses à théqté 75
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 20
Saladiers de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 10
Tapis de prièreqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Casserolesqté 6
Poêlesqté 4
Plats à gratinqté 8
Cuillères doseusesqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Plats de service avec couvercleqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Haut-parleurqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 12
Badges nominatifsqté 70
Cartes de menuqté 12
Guirlandes en papierqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires du programme et des prières avant d’établir le menu ou la disposition des tables. Prévoyez aussi quelques minutes pour installer les équipes avant la rupture du jeûne.
Demandez les allergies et régimes alimentaires dès l’ouverture des inscriptions, puis préparez une carte des allergènes avant les achats. Cela laisse le temps d’adapter les portions et d’identifier clairement les plats.
Vérifiez la capacité du réfrigérateur au moins 3 jours avant la soirée. Les boissons, desserts portionnés et produits frais doivent pouvoir être stockés sans bloquer la préparation des plats.
Répartissez les bénévoles en deux équipes distinctes : cuisine et service. Donnez à chaque équipe une heure d’arrivée et une mission précise, car la mise en place des tables et du buffet prend souvent plus longtemps que prévu.
Faites les achats en deux temps : produits de longue conservation d’abord, produits frais à l’approche de l’iftar. Lavez et découpez les légumes, préparez les marinades et refroidissez les boissons avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée iftar ?: Commencez au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu, envoyez les invitations et ouvrez les inscriptions en premier, puis finalisez le menu et les équipes dans les 10 jours précédant la soirée.
Combien de bénévoles faut-il pour une soirée iftar ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 8 à 10 invités, en répartissant les personnes entre cuisine, service et accueil. Pour 40 invités, cela représente environ 4 à 5 bénévoles, davantage si le repas est entièrement préparé sur place.
Quand acheter les produits pour un iftar ?: Achetez les produits secs et les boissons 3 à 5 jours à l’avance. Achetez les légumes, herbes, produits laitiers et autres aliments frais la veille ou le jour même, selon les possibilités de conservation.
Comment gérer les allergies pendant une soirée iftar ?: Demandez les allergies lors de l’inscription, puis regroupez les réponses au plus tard 7 jours avant l’événement. Préparez une fiche d’allergènes pour chaque plat et utilisez un service séparé pour éviter les contaminations croisées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.