Checklist voor een hypotheekbeurs organiseren

Een hypotheekbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen standtafels en folders klaarzetten. Je moet standhouders en sprekers tijdig bevestigen, bezoekersregistratie regelen en zorgen dat programma, techniek en routing op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je de 66 taken in de juiste volgorde uit te voeren. Let vooral op onderdelen die vaak te laat gebeuren: parkeerinformatie, naambadges, dieetwensen, standindeling en het testen van laptops, schermen, microfoons en wifi.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Sprekers bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Catering bestellen
Techniek reserveren
Parkeerinformatie maken
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Standhouders informeren
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Documenten klaarleggen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Standtafels plaatsen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Seminarieruimte inrichten
3 personen
Presentaties aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Standmaterialen verdelen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Laatste veiligheidscontrole doen
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Informatie overhandigen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Seminarie aankondigen
Spreker begeleiden
Vragenronde begeleiden
Tweede seminarie aankondigen
Tweede spreker begeleiden
Seminarieruimte resetten
2 personen
Contactgegevens verzamelen
2 personen
Incidenten registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Standmaterialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Standhouders nabellen
Aanwezigheidslijst archiveren
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 20
Bezoekersstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Loungezetelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Folderrekkenaantal 12
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Printersaantal 2
Beeldschermenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 3
Wifi-router
Presentatieklikkeraantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150

Decoratie

Standachterwandenaantal 20
Tafelkledenaantal 24
Naamkaartjesaantal 150
Naambadgehoudersaantal 150
Pijlbordenaantal 16
Programmastandaardsaantal 6
Balpennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 80
Klembordenaantal 8
Plakbandrollenaantal 10
Schaaraantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Tafelnummersaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling uiterlijk één week voor de beurs vast. Geef iedere standhouder daarna de tafelpositie, opbouwtijd, laad- en losinformatie en beschikbare stroom door.
Plan de registratiebalie zo dat bezoekerslijst, naambadges, tablets of laptops en een printer samen klaarstaan. Test de printer minimaal één dag vooraf en druk een papieren bezoekerslijst als back-up af.
Controleer de techniek per spreker: presentatie op laptop, projector en scherm, microfoon, luidsprekers, presentatieklikker en verlengkabels. Doe vóór opening een volledige test met het eerste programmaonderdeel.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk enkele werkdagen voor de beurs aan de cateraar door. Zet koffie, water en gekoelde dranken klaar vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Maak parkeerinformatie en bewegwijzering vóór het versturen van de uitnodigingen definitief. Plaats op de beursdag borden vanaf de ingang en controleer of registratiebalie, toiletten en stands zonder uitleg te vinden zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hypotheekbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, standhouders en sprekers. Plan de uitnodigingen en het aanmeldformulier daarna, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en de standindeling te verwerken.
Wat moet ik regelen voor de registratie op een hypotheekbeurs?: Zet een registratiebalie klaar met bezoekerslijst, naambadges, pennen en een werkende laptop of tablet. Test een eventuele printer minstens 1 dag vooraf en houd een afgedrukte lijst achter de hand voor storingen.
Wanneer moet de techniek voor een hypotheekbeurs getest worden?: Controleer projector, scherm, microfoons, luidsprekers, presentaties en wifi uiterlijk 1 dag voor de beurs. Doe daarnaast vóór opening een korte test op de definitieve opstelling, inclusief verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een hypotheekbeurs op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor het plaatsen van standtafels, stoelen, registratiebalie, bewegwijzering en catering. Plan extra tijd als leveringen op verschillende momenten komen of als meerdere stands eigen materialen meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.