Checklist para organizar una feria hipotecaria sin olvidos
Una feria hipotecaria combina expositores, ponencias, registro de visitantes y mucha coordinación técnica. Para que el día funcione, empieza por cerrar la fecha y el lugar, confirma a los participantes y ordena el programa antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que controlar preferencias dietéticas, distribución de puestos, aparcamiento, acreditaciones y equipos. El montaje final incluye recibir entregas, colocar mesas y sillas, preparar el mostrador de registro y dejar lista la documentación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Confirmar ponentes
Elaborar el programa
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Pedir el catering
Reservar técnica
Crear información de aparcamiento
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Informar a los responsables de los stands
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Dejar los documentos listos
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Colocar las mesas de los stands
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la sala del seminario
3 personas
Conectar las presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Distribuir los materiales del stand
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Entregar la información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Anunciar el seminario
Acompañar al ponente
Moderar la ronda de preguntas
Anunciar el segundo seminario
Acompañar al segundo ponente
Restablecer la sala de seminarios
2 personas
Recopilar los datos de contacto
2 personas
Registrar incidentes
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Reunir materiales del stand
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la señalización
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llamar de nuevo a los expositores
Archivar la lista de asistencia
Gestionar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 20
- Sillas para visitantescant. 120
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de registrocant. 2
- Sillones loungecant. 8
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
- Expositores para folletoscant. 12
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Portátilescant. 4
- Tabletscant. 4
- Impresorascant. 2
- Pantallascant. 4
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Estaciones de cargacant. 3
- Router wifi
- Clic de presentacióncant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 12
- Pinzascant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 150
- Cucharascant. 150
Decoración
- Paredes de fondo del standcant. 20
- Mantelescant. 24
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Portanombrescant. 150
- Carteles direccionalescant. 16
- Atriles para programascant. 6
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de notascant. 80
- Portapapelescant. 8
- Rollos de cinta adhesivacant. 10
- Tijerascant. 6
- Bridascant. 100
- Números de mesacant. 20
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de invitar a expositores o ponentes. Así podrás indicar desde el principio horarios, acceso, aparcamiento y necesidades de montaje.
- Define el plano de puestos antes de pedir mesas, taburetes, expositores para folletos y tomas eléctricas. Reserva también pasillos suficientemente amplios para visitantes y equipos.
- Confirma la parte técnica al menos 7 días antes: pantallas, proyector, micrófonos, altavoces, portátiles, cables alargadores, regletas, router wifi y estaciones de carga.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes de pedir el catering. Calcula café, té, agua y vasos según el número confirmado, no según una estimación inicial.
- El día anterior deja preparadas las acreditaciones, la lista de visitantes, la señalización y los documentos. El día del evento abre el espacio con tiempo para recibir entregas, montar el registro y comprobar sonido, proyección y conexión.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria hipotecaria?
- Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Reserva cuanto antes el lugar y la técnica; deja las inscripciones abiertas durante 3 o 4 semanas para poder confirmar asistentes y catering.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores y ponentes?
- Invita a los expositores unas 5 semanas antes y confirma a los ponentes como mínimo 3 semanas antes. El programa debería estar cerrado 10 días antes para poder publicarlo en las invitaciones y la señalización.
- ¿Cuándo se pide el catering para una feria hipotecaria?
- Pide el catering entre 3 y 5 días antes, cuando ya tengas las inscripciones actualizadas y las preferencias dietéticas recogidas. Añade un margen del 5 al 10 % si esperas asistentes sin registro previo.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar la feria el mismo día?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la apertura. Ese tiempo permite recibir entregas, colocar mesas y sillas, montar el mostrador de registro, preparar acreditaciones y probar toda la tecnología.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!