Checklist pour organiser un salon de l’hypothèque

Un salon de l’hypothèque demande une coordination précise entre exposants, intervenants et visiteurs. Commence par bloquer la date et le lieu, puis avance vers les invitations, les inscriptions et le programme. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins, préparer l’accueil et vérifier la technique. Le jour J, prévois une équipe pour les livraisons, l’installation des stands et l’enregistrement des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Confirmer les intervenants
Établir le programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Commander le catering
Réserver la technique
Créer les informations de stationnement
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Informer les exposants
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les documents

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer les tables de stand
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer la salle de séminaire
3 personnes
Brancher les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Répartir le matériel du stand
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Remettre les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer le séminaire
Accompagner l’intervenant
Animer la séance de questions-réponses
Annoncer le deuxième séminaire
Accompagner le deuxième intervenant
Réinitialiser la salle de séminaire
2 personnes
Recueillir les coordonnées
2 personnes
Enregistrer les incidents
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Relancer les exposants
Archiver la liste de présence
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 20
Chaises pour les visiteursqté 120
Tabourets de barqté 12
Comptoir d'inscriptionqté 2
Fauteuils loungeqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8
Présentoirs à dépliantsqté 12
Glacièresqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Imprimantesqté 2
Écransqté 4
Projecteur
Écran de projection
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Stations de rechargeqté 3
Routeur wifi
Cliqueur de présentationqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Pincesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150

Décoration

Panneaux arrière du standqté 20
Nappesqté 24
Badges nominatifsqté 150
Supports de badges nominatifsqté 150
Panneaux indicateursqté 16
Pupitres de programmeqté 6
Stylos à billeqté 80
Blocs-notesqté 80
Presse-papiersqté 8
Rouleaux de ruban adhésifqté 10
Ciseauxqté 6
Attaches-câblesqté 100
Numéros de tableqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu suffisamment tôt pour laisser aux exposants et aux intervenants le temps de confirmer leur présence. Garde aussi une marge pour les livraisons et l’installation avant l’ouverture.
Ferme les inscriptions quelques jours avant le salon afin d’imprimer la liste des visiteurs, les badges et les documents utiles. Utilise les réponses pour confirmer les besoins alimentaires.
Prépare le plan des stands avec les tables, les chaises, les présentoirs et les prises électriques. Vérifie que chaque exposant sait où s’installer avant son arrivée.
Teste la technique avant l’ouverture : ordinateurs, écrans, projecteur, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Prévois au moins une personne capable d’intervenir rapidement en cas de problème.
Ne laisse pas le café, les boissons et le catering au dernier moment. Refroidis les boissons à l’avance, installe les machines à café et les bouilloires, puis vérifie les tasses, verres, plateaux et pinces avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon de l’hypothèque ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, inviter les exposants et intervenants, construire le programme et lancer les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un salon de l’hypothèque ?: Envoie une première invitation environ 6 semaines avant l’événement, puis un rappel 10 à 14 jours avant. Demande une confirmation claire pour pouvoir finaliser les stands, les badges et le catering.
Quand arrêter les inscriptions des visiteurs ?: Clôture les inscriptions 3 à 5 jours avant le salon. Tu auras ainsi le temps de traiter les demandes alimentaires, imprimer la liste des visiteurs et préparer les badges nominatifs.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’hypothèque ?: Vérifie les livraisons, le mobilier, les documents, la signalétique et tout le matériel technique la veille. Refroidis les boissons et confirme les horaires d’arrivée des exposants et des intervenants au plus tard le matin précédent.

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