Checklist voor een goed georganiseerd HR-congres

Een HR-congres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet sprekers, techniek, catering, registratie en deelnemersinformatie op elkaar afstemmen. Deze checklist bevat 70 taken en 53 spullen, van de eerste reserveringen tot het klaarzetten van de registratietafel. Gebruik de volgorde om op tijd te beginnen en controleer vooral de onderdelen die vaak pas op het laatste moment problemen geven: presentaties, dieetwensen, microfoons en naamkaartjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Catering reserveren
Audiovisuele apparatuur reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotiemateriaal publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties opvragen
Naamkaartjes ontwerpen
Routebeschrijving versturen
Technische wensen controleren
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Dieetlijst aan catering geven
Draaiboek afdrukken
2 personen
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Registratietafel voorbereiden
2 personen
Zaalindeling uitzetten
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Zaal bewegwijzeren
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Inloop registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Congres openen
Sprekers aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoons beheren
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie na diner serveren
2 personen
Afsluiting aankondigen
Sprekers bedanken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Sanitair controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering afvoeren
2 personen
Gastenbedankje versturen
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 2
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 20
Statafelbordenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Koffielepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Warmhoudbakkenaantal 6
Tangenaantal 8
Snijplankenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Naamkaartjeshoudersaantal 90
Menukaartenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Achtergrondbanner

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de sprekers minimaal 8 weken vooraf definitief vast. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor het congres op, zodat je ze samen kunt testen op de laptops en beamers.
Reserveer de zaal, congresstoelen, tafels en audiovisuele apparatuur zodra de datum vaststaat. Plan minstens 60 minuten voor de start in voor het aansluiten van projectieschermen, microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en de presentatieklikkers.
Open het aanmeldformulier zodra programma en locatie bekend zijn en sluit het 5 tot 7 dagen voor het congres. Gebruik de definitieve gastenlijst daarna voor naamkaartjes, registratie en de cateringorder.
Vraag dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor het congres uit en geef de definitieve dieetlijst daarna aan de catering. Controleer op de dag zelf of speciale maaltijden herkenbaar apart staan en niet tussen het reguliere buffet verdwijnen.
Maak een draaiboek met tijden, verantwoordelijken en telefoonnummers en druk het uiterlijk de dag ervoor af. Zet de registratietafels, naamkaartjes, route-informatie, garderoberekken en zaalindeling minimaal 60 minuten voor ontvangst klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een HR-congres organiseren?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf met locatie, zalen, catering en audiovisuele apparatuur. Zet het programma en de sprekers uiterlijk 8 weken vooraf vast, zodat uitnodigingen en aanmeldingen op tijd kunnen starten.
Wanneer moet ik sprekers en presentaties bevestigen voor een HR-congres?: Bevestig sprekers uiterlijk 8 weken voor het congres en vraag hun technische wensen direct op. Verzamel alle presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf en test ze daarna op de gebruikte laptops, beamer en projectieschermen.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een HR-congres?: Sluit de inschrijving meestal 5 tot 7 dagen voor de congresdatum. Dan kun je de definitieve gastenlijst, naamkaartjes, cateringhoeveelheden en dieetlijst nog verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek voor een HR-congres klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten vóór ontvangst voor het testen van beamer, schermen, laptops, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en presentatieklikkers. Plan bij meerdere zalen extra tijd voor een afzonderlijke controle per zaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.