Checklist pour organiser un congrès RH
Un congrès RH se prépare par étapes, car le programme, les intervenants, les inscriptions et la technique avancent ensemble. Commencez par réserver le lieu et les salles, puis verrouillez le contenu avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les dernières semaines, concentrez-vous sur les besoins alimentaires, les présentations, les badges et les indications d’accès. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs et à éviter les oublis qui bloquent l’accueil ou le déroulement des sessions.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Réserver le catering
Réserver le matériel audiovisuel
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Demander les présentations
Concevoir les badges nominatifs
Envoyer les indications d'accès
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
Remettre la liste des régimes au traiteur
Imprimer le déroulé
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les présentations
Tester les présentations
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les présentations
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Signaler la salle
2 personnes
Événement
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les arrivées
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Ouvrir le congrès
Annoncer les intervenants
Animer les présentations
2 personnes
Gérer les micros
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café après le dîner
2 personnes
Annoncer la clôture
Remercier les intervenants
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Vérifier les sanitaires
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer la restauration restante
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux invités
Partager les présentations avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises de conférenceqté 90
- Tables pliantesqté 12
- Tables d’inscriptionqté 2
- Table de prise de parole
- Tabourets de barqté 6
- Tables de buffetqté 4
- Portantsqté 3
Équipement
- Vidéoprojecteurqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Ordinateurs portablesqté 3
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Câbles HDMIqté 4
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Cliques de présentationqté 2
- Chevaletsqté 4
- Feutres pour paperboardqté 20
- Panneaux pour tables hautesqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 100
- Verres à bièreqté 100
- Assiettes de dînerqté 100
- Assiettes à dessertqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 12
- Cuillères à caféqté 100
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Petits bolsqté 20
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Pincesqté 8
- Planches à découperqté 4
Décoration
- Nappesqté 16
- Porte-nomsqté 90
- Cartes de menuqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Panneaux indicateursqté 10
- Bannière de fond
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Pieds d’éclairageqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Finalisez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les horaires, les salles, les pauses et le nom de chaque intervenant. Une modification tardive oblige souvent à refaire les supports, les badges et les indications d’accès.
- Ouvrez les inscriptions dès que le lieu, les horaires et les intervenants principaux sont confirmés. Fixez une date limite au moins 7 jours avant le congrès pour obtenir une liste fiable et transmettre les régimes alimentaires au traiteur.
- Demandez les présentations au plus tard 3 jours avant l’événement et rassemblez-les sur un même ordinateur. Testez chaque fichier avec le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les câbles HDMI avant l’arrivée du public.
- Préparez les badges à partir de la liste définitive des invités, puis imprimez quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute. Installez la table d’inscription près de l’entrée et gardez les indications d’accès à portée de main.
- Définissez l’agencement de la salle avant la livraison du mobilier : comptez les chaises de conférence, les tables, les pupitres et les espaces de circulation. Gardez des rallonges, multiprises et câbles de rechange, car la technique est souvent vérifiée trop tard.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un congrès RH ?
- Commencez au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Les premières réservations à sécuriser sont le lieu, les salles, le traiteur et le matériel audiovisuel, avant de lancer la communication.
- Quand ouvrir les inscriptions à un congrès RH ?
- Ouvrez le formulaire dès que le programme, les horaires et les principaux intervenants sont confirmés, généralement 6 à 10 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant pour établir la liste définitive et les quantités du traiteur.
- Quand demander les présentations des intervenants ?
- Demandez-les au moins 7 jours avant le congrès et fixez une échéance ferme à 3 jours. Vous aurez ainsi le temps de rassembler les fichiers, de vérifier leur compatibilité et de tester les vidéos ou les polices utilisées.
- Combien de temps prévoir pour installer un congrès RH ?
- Prévoyez au minimum 3 heures pour installer la salle, la table d’inscription, les badges et la technique. Ajoutez 60 minutes avant l’accueil pour tester les présentations, les microphones, le son et les écrans.
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