LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

HR-Kongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein HR-Kongress braucht früh klare Zuständigkeiten, bestätigte Referenten und passende Räume. Beginne mit Programm, Location und Technik, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. In den letzten Wochen zählen Teilnehmerdaten, Präsentationen, Ernährungswünsche und ein belastbarer Ablaufplan. Diese Checkliste umfasst 70 Aufgaben und 53 benötigte Gegenstände – von Registrierungstischen und Namensschildern bis zu Beamer, Funkmikrofonen und Geschirr.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

  • Catering reservieren

  • Audiovisuelle Ausrüstung reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Werbematerial veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen anfordern

  • Namensschilder entwerfen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Technische Anforderungen prüfen

    2 Personen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Diätliste an das Catering geben

  • Drehbuch ausdrucken

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Beamer und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Registrierungsmaterialien bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Den Saal beschildern

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Einlass registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Kongress eröffnen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone verwalten

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffeepause servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Netzwerkempfang vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee nach dem Abendessen servieren

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Sprecher danken

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Sanitäranlagen prüfen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering entsorgen

    2 Personen

  • Gastgeschenk verschicken

  • Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KongressstühleAnz. 90
  • KlappischeAnz. 12
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • Rednertisch
  • BarhockerAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 3

Ausstattung

  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • LaptopsAnz. 3
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • FlipchartsAnz. 4
  • Flipchart-MarkerAnz. 20
  • StehtischschilderAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • BiergläserAnz. 100
  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaffeelöffelAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchälchenAnz. 20
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 16
  • NamensschildhalterAnz. 90
  • SpeisekartenAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • WegweiserAnz. 10
  • Hintergrundbanner

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Referenten zuerst fest. Plane spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress die Räume, das Catering und die audiovisuelle Ausstattung, weil Änderungen danach oft mehrere Gewerke betreffen.
  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Zeiten und Wegbeschreibung feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular und übergib die endgültige Diätliste spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung an das Catering.
  • Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen nicht erst am Veranstaltungstag an. Setze eine Abgabefrist von 7 Tagen und teste jede Datei, jeden Laptop, Beamer, Projektionsleinwand sowie alle HDMI- und Verlängerungskabel vorher.
  • Bereite die Registrierung für den morgendlichen Andrang vor. Ordne Namensschilder alphabetisch, stelle mindestens einen Registrierungstisch auf und halte Druckexemplare von Drehbuch, Gästeliste und Raumaufteilung bereit.
  • Plane den Aufbau in zwei Schritten: Zuerst Mobiliar wie Kongressstühle, Klapptische, Rednertisch und Buffetische, danach Technik und Beschilderung. Prüfe vor Einlass Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Präsentationsklicker und Flipcharts mit ihren Markern.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen HR-Kongress organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Programm, Referenten, Location, Catering und Technik. Einladungen und Anmeldung können starten, sobald Ort, Zeiten und Inhalte belastbar sind.
Wann müssen die Präsentationen für einen HR-Kongress vorliegen?
Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. So bleibt Zeit, Dateien auf dem vorgesehenen Laptop zu testen und fehlende Formate oder Kabel zu klären.
Wann sollte die Teilnehmerliste an das Catering gehen?
Erstelle die endgültige Gästeliste etwa 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Übergib dabei die erfassten Ernährungswünsche als separate Diätliste, damit das Catering die Mengen und Speisen anpassen kann.
Was muss am Tag vor dem HR-Kongress geprüft werden?
Kontrolliere am Vortag Raumaufteilung, Registrierungstisch, Namensschilder, Wegweiser und die komplette Technik. Teste mindestens 60 Minuten lang Beamer, Mikrofone, Lautsprecher, Präsentationsklicker und jede Präsentation.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!