Checklist voor een hotelbruiloft organiseren

Bij een hotelbruiloft regel je niet alleen de ceremonie en het feest, maar ook diner, overnachtingen en de logistiek tussen de verschillende ruimtes. Begin met de gastenlijst en leg daarna hotel, zaal, ceremonieruimte en kamers vast. Werk vervolgens toe naar uitnodigingen, dieetwensen, tafelindeling, muziek en leveranciers. In de laatste weken controleer je de definitieve aanmeldingen, naamkaartjes, menukaarten, programmaboekjes en de praktische inrichting van receptie, diner en cadeautafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Hotel en zaal reserveren
2 personen
Ceremonieruimte reserveren
Diner en kamers reserveren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Tafelindeling maken
2 personen
Ceremonieprogramma opstellen
2 personen
Muziek voor ceremonie selecteren
2 personen
Muziek voor feest selecteren
2 personen
Fotograaf reserveren
Muzikant of dj reserveren
Bloemen en decoratie bestellen
2 personen
Taart bestellen
Vervoer voor gasten regelen
2 personen
Hotelkamer voor bruidspaar regelen
Cadeautafel bepalen
Gastenboek voorbereiden
Naamkaartjes maken
2 personen
Menukaarten maken
2 personen
Programmaboekjes printen
Cadeaus en enveloppen voorbereiden
2 personen
Aanmeldingen definitief maken
Definitieve aantallen doorgeven
Dieetoverzicht afdrukken
Benodigdheden verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Bloemen ophalen
2 personen
Taart ophalen
2 personen
Decoratie naar hotel brengen
3 personen
Ceremonieruimte opbouwen
4 personen
Gastenboektafel inrichten
2 personen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Ceremonieprogramma klaarleggen
2 personen

Event

Bruidspaar ontvangen
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Ceremonie begeleiden
3 personen
Gasten naar receptie begeleiden
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groepsfoto begeleiden
2 personen
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
Diner uitserveren
6 personen
Servies afruimen
4 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart serveren
3 personen
Openingsdans begeleiden
2 personen
Feestmuziek verzorgen
Late snacks serveren
3 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen
Gasten naar kamers verwijzen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Decoratie afhalen
3 personen
Cadeaus veilig opslaan
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen verdelen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 4
Diner tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Cadeautafel
Gastenboektafel
Barkrukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Tafelmessenaantal 100
Tafelvorkenaantal 100
Dessertvorkjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveerschotelsaantal 10
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Taartmes
Taartspatel

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Bain-marieaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Stoffen servettenaantal 100
Menukaartenaantal 90
Naamkaartjesaantal 90
Programmaboekjesaantal 90
Bloemstukkenaantal 12
Kaarsenaantal 40
Glazen kandelaarsaantal 20
Lichtslingersaantal 6
Welkomstbord
Fotolijstjesaantal 12
Ringdoosje
Gastenboek
Pennenaantal 6
Tafelnummersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg hotel, zaal, ceremonieruimte, diner en kamers zo vroeg mogelijk samen vast. Controleer daarbij hoeveel gasten blijven overnachten en welke ruimtes exclusief voor jullie beschikbaar zijn.
Verstuur de uitnodigingen pas nadat de belangrijkste hotelinformatie bekend is. Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en maak de lijst definitief voordat je de tafelindeling en naamkaartjes afrondt.
Plan muziek per onderdeel: selecteer aparte nummers voor de ceremonie en het feest en bespreek vooraf wie de draadloze microfoons bedient. Test het geluid uiterlijk tijdens de opbouw.
Tel drukwerk en tafelmateriaal per gast én per onderdeel. Voorzie niet alleen dinerborden en bestek, maar ook dessertborden, koffiekopjes, water- en wijnglazen, menukaarten en programmaboekjes.
Maak één duidelijk moment voor de overdracht van cadeaus en enveloppen. Zet de cadeautafel, het gastenboek en de bijbehorende tafels vóór de gasten arriveren klaar en wijs één persoon aan voor het beheer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hotelbruiloft plannen?: Begin bij voorkeur 12 tot 18 maanden van tevoren met de gastenlijst en het reserveren van hotel, zaal en ceremonieruimte. Fotograaf, muzikant of dj, bloemen, decoratie en taart leg je daarna zo snel mogelijk vast, omdat deze onderdelen op één datum beschikbaar moeten zijn.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een hotelbruiloft?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 maanden voor de bruiloft. Geef gasten met een hotelkamer en gasten die van ver komen bij voorkeur 6 maanden voorbereidingstijd, zodat zij vervoer en overnachting kunnen regelen.
Wanneer moet de gastenlijst definitief zijn voor een hotelbruiloft?: Maak de aanmeldingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de bruiloft definitief. Verzamel vóór dat moment alle dieetwensen en gebruik het definitieve aantal voor de tafelindeling, catering, kamers, naamkaartjes en menukaarten.
Hoeveel hotelkamers moet ik reserveren voor een hotelbruiloft?: Reserveer eerst de kamer voor het bruidspaar en inventariseer daarna hoeveel gasten willen blijven slapen. Houd de kamerreserveringen uiterlijk 8 tot 12 weken voor de bruiloft bij, zodat je openstaande kamers en wijzigingen nog met het hotel kunt afstemmen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.