Hotelhochzeit organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Hotel, Festsaal und Zeremonienraum möglichst 12 bis 18 Monate vor dem Termin. Kläre dabei sofort, wie viele Zimmer für das Brautpaar, die Gäste und das Abendessen benötigt werden.
• Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor der Hochzeit und setze eine Rückmeldefrist von 4 bis 6 Wochen. Erfasse neben Zu- und Absagen auch Allergien, vegetarische Wünsche und den Zimmerbedarf.
• Erstelle den Sitzplan erst, wenn die Anmeldungen finalisiert sind – idealerweise 2 bis 3 Wochen vor der Hochzeit. Berücksichtige dabei Familiengruppen, Kinder, Barrierefreiheit und die Nähe zur Tanzfläche oder zum Buffet.
• Lege für Empfang, Dinner und Feier getrennte Ausstattung fest: Empfangs- und Abendtische, Stühle, Buffetische, Gläser, Teller und Besteck werden oft nur für einen Bereich eingeplant. Prüfe die Mengen mindestens 7 Tage vorher gemeinsam mit dem Hotel.
• Bestimme früh, wo Geschenketisch und Gästebuch-Tisch stehen und wer sie betreut. Bereite außerdem Tischkarten, Menükarten, Programmhefte sowie Geschenke und Umschläge spätestens 1 Woche vor der Hochzeit vor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hotelhochzeit buchen?

Buche Hotel, Saal und Zeremonienraum idealerweise 12 bis 18 Monate vor dem Hochzeitstermin. Besonders bei vielen Übernachtungsgästen solltest du die Zimmerkontingente bereits bei der ersten Reservierung klären.

Wann verschickt man Einladungen für eine Hotelhochzeit?

Versende die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor der Hochzeit. Setze die Rückmeldefrist auf 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, damit Menü, Zimmer und Sitzordnung rechtzeitig feststehen.

Wann erstellt man den Sitzplan für eine Hotelhochzeit?

Erstelle den Sitzplan, sobald die Anmeldungen finalisiert sind, meist 2 bis 3 Wochen vor der Hochzeit. Eine vorläufige Version kannst du früher anlegen, solltest sie aber erst danach drucken.

Wie viele Gläser und Teller braucht man für eine Hotelhochzeit?

Plane mindestens ein vollständiges Gedeck pro angemeldetem Gast und zusätzliche Gläser für Empfang, Wein, Wasser und Champagner ein. Für Buffet und Dessert solltest du außerdem etwa 10 bis 15 Prozent Reserve vorsehen, wenn das Hotel keine eigene Menge vorgibt.

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