Checklist pour organiser un mariage à l’hôtel

Un mariage à l’hôtel demande de coordonner au même endroit la cérémonie, le dîner, les chambres et la fête. Commence par bloquer les espaces et les prestations, puis confirme les invités, les besoins alimentaires et les nuitées. Les détails qui prennent le plus de temps sont souvent le plan de table, les supports imprimés, le transport et la coordination entre l’hôtel et les prestataires. Cette checklist rassemble les étapes à suivre pour avancer dans le bon ordre, jusqu’aux dernières confirmations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Réserver l'hôtel et la salle
2 personnes
Réserver la salle de cérémonie
Réserver le dîner et les chambres
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan de table
2 personnes
Établir le programme de la cérémonie
2 personnes
Sélectionner la musique pour la cérémonie
2 personnes
Sélectionner la musique pour la fête
2 personnes
Réserver le photographe
Réserver un musicien ou un DJ
Commander les fleurs et la décoration
2 personnes
Commander le gâteau
Organiser le transport des invités
2 personnes
Prévoir une chambre d'hôtel pour les mariés
Définir la table des cadeaux
Préparer le livre d’or
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer les menus
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
Préparer les cadeaux et enveloppes
2 personnes
Finaliser les inscriptions
Communiquer les chiffres définitifs
Imprimer l’aperçu du régime
Rassembler les fournitures
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Récupérer les fleurs
2 personnes
Aller chercher le gâteau
2 personnes
Apporter la décoration à l’hôtel
3 personnes
Installer la salle de cérémonie
4 personnes
Installer la table du livre d’or
2 personnes
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Mettre en place la décoration de table
3 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Préparer le programme de la cérémonie
2 personnes

Événement

Accueillir les mariés
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Animer la cérémonie
3 personnes
Guider les invités vers la réception
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la photo de groupe
2 personnes
Accompagner les invités au dîner
2 personnes
Servir le dîner
6 personnes
Débarrasser la vaisselle
4 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Encadrer la danse d’ouverture
2 personnes
Assurer la musique de fête
Servir les snacks de fin de soirée
3 personnes
Accompagner le départ des invités
2 personnes
Orienter les invités vers les chambres
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Récupérer la décoration
3 personnes
Stocker les cadeaux en sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les courses restantes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 4
Tables de dînerqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table des cadeaux
Table du livre d’or
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 90
Cuillères à caféqté 90
Couteaux de tableqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Fourchettes à dessertqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteau à gâteau
Spatule à gâteau

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bain-marieqté 3
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable

Décoration

Chemins de tableqté 10
Serviettes en tissuqté 100
Cartes de menuqté 90
Badges nominatifsqté 90
Brochures du programmeqté 90
Compositions floralesqté 12
Bougiesqté 40
Bougeoirs en verreqté 20
Guirlandes lumineusesqté 6
Panneau d’accueil
Cadres photoqté 12
Coffret à alliance
Livre d’or
Stylosqté 6
Numéros de tableqté 10
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réserve l’hôtel, la salle de réception et la salle de cérémonie dès que la date est fixée. Demande aussi combien de chambres peuvent être bloquées et jusqu’à quelle date les invités doivent confirmer leur nuitée.
Envoie les invitations au moins 10 à 12 semaines avant le mariage et fixe une date limite de réponse 4 à 6 semaines avant. Tu auras ainsi le temps de recueillir les allergies, régimes particuliers et besoins de transport.
Prépare le plan de table seulement après avoir finalisé les inscriptions. Prévois une version imprimée pour l’équipe de l’hôtel et vérifie que chaque table dispose des chaises, assiettes, verres et couverts nécessaires.
Confirme les horaires avec le photographe, le musicien ou le DJ, le fleuriste, le pâtissier et l’hôtel 2 à 3 semaines avant. Indique notamment l’heure d’installation, les accès, l’alimentation électrique et la personne à appeler le jour J.
Regroupe dans une enveloppe ou un dossier les cadeaux, les enveloppes, les livrets du programme, les menus et les badges nominatifs. Prépare aussi la table des cadeaux, le livre d’or et la chambre des mariés avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un mariage à l’hôtel ?: Commence idéalement 12 à 18 mois avant la date, surtout pour réserver l’hôtel, les salles, le photographe et la musique. Les invitations peuvent être conçues environ 4 mois avant et envoyées 10 à 12 semaines avant.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations de mariage ?: Envoie-les 10 à 12 semaines avant le mariage et demande une réponse 4 à 6 semaines avant. Cette échéance permet de confirmer le repas, les chambres, le plan de table et le transport des invités.
Quand finaliser le plan de table pour un mariage à l’hôtel ?: Finalise-le environ 3 semaines avant, après la clôture des réponses et des besoins alimentaires. Garde une petite marge pour les changements de dernière minute et transmets la version définitive à l’hôtel au plus tard une semaine avant.
Que faut-il vérifier avec l’hôtel avant le mariage ?: Vérifie 2 à 3 semaines avant les horaires d’accès, l’installation des tables et chaises, le rangement du matériel, les prises électriques, les microphones et la chambre des mariés. Demande aussi qui sera le contact opérationnel pendant la journée.

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