Hospice open dag organiseren: checklist en planning

Een hospice open dag vraagt om een zorgvuldige planning: bezoekers moeten welkom zijn, terwijl privacy en rust in het hospice behouden blijven. Leg eerst datum, openingstijden en het programma vast. Plan daarna rondleidingen, sprekers, vrijwilligers en catering. In de laatste week controleer je bezoekersinformatie, naambadges, routes, techniek en de inrichting van entree en ontvangstruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst controleren
Rondleidingen plannen
2 personen
Sprekers bevestigen
Reservering catering maken
Reservering materialen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleidingsroutes controleren
2 personen
Privacyafspraken vastleggen
2 personen
Fotografieafspraken maken
Programma definitief maken
2 personen
Bezoekersinformatie printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Catering controleren
2 personen
Ruimtes opruimen
3 personen
Privacygevoelige ruimtes markeren
2 personen
Toiletten controleren
Entree voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Rondleidingsruimtes nalopen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangst bezoekers
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Informatietafels bemannen
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Aanmeldgegevens veilig archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptiebalie
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 6
Rolstoelvriendelijke stoelenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Draadloze microfoon
Luidspreker
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Kabelhaspelsaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 6
Theelichthoudersaantal 12
Fotolijstenaantal 10
Naamkaartjeshoudersaantal 10

Catering

Boodschappen

Informatie

Programmaboekjesaantal 100
Rondleidingskaartenaantal 100
Informatiefoldersaantal 150
Routebordenaantal 12
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Bezoekersformulierenaantal 100
Feedbackkaartenaantal 100
Inschrijfformulierenaantal 50
Enveloppenaantal 50
Pijlenstickersaantal 30
Afzetlintaantal 2
Naamstickersaantal 100

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Verlichting

Tafellampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Opslagbakkenaantal 10
Koelelementenaantal 12

Veiligheid

Antislipmattenaantal 6
Kabelafdekkersaantal 8
Zaklampenaantal 4

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en houd per groep enkele minuten ruimte tussen twee routes. Zo voorkom je opstoppingen bij de entree en blijft er tijd voor vragen.
Markeer privacygevoelige ruimtes vóór de open dag en controleer de route opnieuw zodra tafels, stoelen en statafels zijn geplaatst. Een doorgang die op papier vrij is, kan in de praktijk smaller uitvallen.
Leg fotografieafspraken vooraf vast en wijs één contactpersoon aan voor vragen over foto’s. Informeer vrijwilligers en bezoekers vóór de start, niet pas wanneer er al wordt gefotografeerd.
Test microfoon, luidspreker, laptop, beamer en projectiescherm minimaal één dag eerder op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat de techniek niet op het laatste moment moet worden verplaatst.
Controleer catering en dieetwensen aan de hand van de definitieve bezoekerslijst. Zet koffie, thee, water en servies ruim vóór opening klaar en reserveer extra tijd voor het aanvullen tijdens de rondleidingen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een hospice open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, openingstijden en het programma. Open aanmeldingen zodra rondleidingen, sprekers en vrijwilligers voorlopig zijn ingepland; controleer alles opnieuw in de laatste week.
Hoe plan je rondleidingen tijdens een hospice open dag?: Werk met vaste tijdsblokken en plan minimaal 10 minuten tussen twee groepen voor wisselen en vragen. Controleer de route een week vooraf en nogmaals op de ochtend zelf, nadat de ruimtes zijn ingericht.
Wanneer regel je catering voor een hospice open dag?: Maak de reservering uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en geef de definitieve aantallen en dieetwensen ongeveer 7 dagen voor de open dag door. Controleer op de dag zelf of koffie, thee, servies en koeling klaarstaan.
Hoe zorg je voor privacy tijdens een hospice open dag?: Leg privacyafspraken minimaal 2 weken vooraf vast en markeer ruimtes waar bezoekers niet mogen komen. Bespreek fotografie en toegestane routes vóór opening met alle vrijwilligers en rondleiders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.