Journée portes ouvertes de l’hospice : la checklist d’organisation

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez les horaires d’ouverture avant de rédiger les invitations : les créneaux de visite guidée et le nombre de groupes en dépendent. Gardez une marge entre deux groupes pour éviter les croisements dans les espaces étroits.
• Ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez stable et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Vérifiez la liste des participants au moins 48 heures avant l’événement.
• Réservez le traiteur et le matériel plusieurs semaines à l’avance, surtout les machines à café, le vidéoprojecteur, le micro sans fil et les chaises accessibles aux fauteuils roulants. Contrôlez ensuite que les quantités livrées correspondent à la réservation.
• Traitez la confidentialité comme une étape d’organisation à part : identifiez les espaces sensibles, définissez les règles pour les visiteurs et informez les bénévoles avant leur prise de poste. Ne laissez pas cette consigne au briefing de dernière minute.
• Préparez l’entrée la veille avec le comptoir d’accueil, les badges, les informations visiteurs et les porte-manteaux. Le jour même, vérifiez les toilettes, les tables, les rallonges et le fonctionnement du son avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes dans un hospice ?

Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de fixer les horaires, lancer les inscriptions, confirmer les intervenants et réserver le traiteur et le matériel.

Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?

Envoyez-les environ 4 à 6 semaines à l’avance, puis prévoyez une relance 10 à 14 jours avant l’événement. Fermez ou vérifiez les inscriptions au plus tard 48 heures avant afin d’ajuster les visites et le catering.

Comment organiser les visites guidées de l’hospice ?

Définissez les itinéraires et la taille des groupes au moins 2 semaines avant. Prévoyez 10 à 15 minutes entre deux départs pour gérer les questions, les déplacements et les éventuels retards.

Que faut-il vérifier le jour avant les portes ouvertes ?

Contrôlez les espaces, les toilettes, l’entrée, les badges, les informations visiteurs et les zones soumises à la confidentialité. Testez aussi le micro, le haut-parleur, le vidéoprojecteur et les rallonges au moins 2 heures avant l’ouverture.

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