Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del hospice

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha y el horario antes de enviar las invitaciones. Si habrá visitas guiadas, trabaja con grupos y franjas concretas para evitar esperas en la entrada y pasillos.
• Abre las inscripciones con un plazo claro y pregunta por las preferencias dietéticas desde el principio. Cierra el recuento del catering al menos 3 días antes para ajustar bebidas, café y raciones.
• Asigna un voluntario a cada función, no solo a cada recorrido: recepción, acreditaciones, acompañamiento, catering y apoyo técnico. Prevé una persona de reserva por cada 5 voluntarios asignados.
• Marca con antelación los espacios sensibles a la privacidad y acuerda dónde se puede hacer fotografías. Comunica estas normas a visitantes, ponentes y fotógrafos antes de la jornada, no al llegar.
• Haz una comprobación técnica y de accesibilidad el día anterior: micrófono, altavoz, portátil, proyector, pantalla, cables, baños, sillas accesibles y rutas de visita. Deja al menos 60 minutos para preparar la entrada y montar las mesas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas del hospice?

Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la jornada para dar tiempo a responder y organizar las visitas. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes, cuando ya puedas confirmar grupos, catering y necesidades dietéticas.

¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas del hospice?

Calcula al menos 1 voluntario por cada función principal: recepción, acreditaciones, visitas guiadas, catering y apoyo técnico. Como referencia, asigna 1 persona de reserva por cada 5 voluntarios y revisa el número cuando conozcas las inscripciones.

¿Cómo se organizan las visitas guiadas del hospice?

Define grupos y franjas horarias antes de publicar el programa. Deja entre 10 y 15 minutos entre grupos para terminar un recorrido, atender preguntas y evitar que las personas se mezclen en zonas sensibles.

¿Cuándo hay que revisar el catering y el material?

Confirma el catering y las reservas de materiales entre 3 y 7 días antes. El día anterior comprueba cantidades, tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, pinzas, máquinas de café y equipos audiovisuales; así aún tendrás tiempo para resolver faltas.

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