Wat heb je nodig voor een hogeschool open dag?

Voor een hogeschool open dag heb je meer nodig dan folders en een paar tafels. Bezoekers moeten zich snel kunnen registreren, lokalen vinden en presentaties goed kunnen volgen. Regel daarom naast informatie- en registratietafels ook laptops, projectieschermen, kabels, microfoons en oplaadpunten. Voor koffie, water en catering zijn servies, koelboxen en serveermateriaal nodig. Gebruik deze boodschappenlijst als controle voordat je bestelt en test alles uiterlijk één dag vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatietafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 3
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 20
Loungebankenaantal 6
Klaptafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 12
Beameraantal 8
Projectieschermenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 8
HDMI-kabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
Draadloze microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Oplaadstationsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 5
Waterkokersaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 220
Glazenaantal 220
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Messenaantal 220
Lepelsaantal 220
Serveerplateausaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 10
Waterkannenaantal 12
Scharenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 30
Bewaardozenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonpompenaantal 4
Bloemstukkenaantal 10
Tafelkledenaantal 24
Naambadgesaantal 220
Badgehoudersaantal 220

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 10
LED-bouwlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Vloertrekkersaantal 3
Stofzuigersaantal 3
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handdesinfectieaantal 12
Toiletborstelsaantal 6

Catering

Koffieschenkkannenaantal 8
Suikerbakjesaantal 8
Melkkannetjesaantal 8
Koffielepeltjesaantal 120
Servettenhoudersaantal 12
Drankdispensersaantal 6
Boodschappen
- Koffie - 12 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Theezakjes assortiment - 6 dozen
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Melk - 20 liter
- Havermelk - 8 liter
- Halfvolle koffiemelk - 6 flessen
- Kristalsuiker - 4 kilo
- Zoetjes - 4 doosjes
- Honing - 3 potten
- Spa Blauw - 12 kratten
- Spa Rood - 4 kratten
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Limonadesiroop - 4 flessen
- Bubbels zonder alcohol - 12 flessen
- IJsblokjes - 25 kilo
- Miniwaterflesjes - 240 stuks
- Minirozijnenbroodjes - 180 stuks
- Mini croissants - 180 stuks
- Mini kaasbroodjes - 120 stuks
- Mini groentepasteitjes - 120 stuks
- Wraps - 80 stuks
- Volkoren wraps - 40 stuks
- Roomkaas - 12 kuipjes
- Hummus - 12 kuipjes
- Jonge kaas - 8 kilo
- Gekookte ham - 5 kilo
- Gerookte kipfilet - 5 kilo
- Eiersalade - 6 kilo
- Komkommer - 20 stuks
- Tomaten - 8 kilo
- Paprika - 5 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Kropsla - 12 kroppen
- Olijven - 4 potten
- Appels - 12 kilo
- Bananen - 10 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Mandarijnen - 8 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Zoute pretzels - 8 zakken
- Mini koekjes - 12 pakken
- Brownies - 10 dozen
- Vegan brownies - 4 dozen
- Glutenvrije koekjes - 6 pakken
- Mayonaise - 4 flessen
- Ketchup - 4 flessen
- Mosterd - 3 potten
- Pesto - 4 potten
- Zout - 2 pakken
- Peper - 2 potjes
- Paprikapoeder - 2 potjes
- Olijfolie - 2 flessen
- Bakpapier - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Servetten - 1000 stuks
- Koffiefilters - 500 stuks
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Papieren bordjes - 300 stuks
- Vuilniszakken - 100 stuks
- Restafvalzakken - 50 stuks
- Plasticafvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Toiletreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponsjes - 20 stuks
- Microvezeldoeken - 30 stuks
- Toiletpapier - 96 rollen
- Papieren handdoekjes - 20 pakken
- Handzeep - 12 flessen

Tips

Voorzie per registratietafel een laptop, een stapel aanwezigheidslijsten, naambadges en pennen. Leg daarnaast minimaal één extra laptop klaar voor een defect apparaat of een onverwachte rij bij de ontvangst.
Plan per voorlichtingsruimte een beamer, projectiescherm, presentatieklikker en HDMI-kabel. Neem per ruimte minstens één verlengkabel en stekkerdoos mee; stopcontacten zitten zelden precies naast de presentatietafel.
Zet bij informatiepunten afzetpalen of duidelijke tafelindeling klaar, zodat bezoekers niet hoeven te zoeken waar ze moeten aansluiten. Reserveer extra stoelen voor ouders en bezoekers die langer wachten op een sessie.
Bereken koffie, thee en water per programmaonderdeel en controleer vooraf hoeveel koffiezetapparaten en waterkokers tegelijk op één stroomgroep kunnen werken. Zet glazen, kopjes en servies minstens één uur voor de eerste ontvangst klaar.
Maak een aparte bak voor reservekabels, adapters, batterijen en microfoonaccessoires. Test draadloze microfoons, luidsprekers en presentatieapparatuur uiterlijk de dag ervoor in de ruimtes waarin ze worden gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel registratietafels heb ik nodig voor een hogeschool open dag?: Reken op één registratietafel per 75 tot 100 verwachte bezoekers die binnen een uur aankomen. Bij 300 bezoekers in het eerste uur heb je dus 3 tot 4 tafels nodig, zodat aanmelden en naambadges niet ophopen.
Hoeveel stoelen moet ik regelen voor een hogeschool open dag?: Plan voor een voorlichtingssessie minimaal het aantal aangemelde bezoekers plus 10 procent reserve. Bij 80 aanmeldingen zet je bijvoorbeeld 88 stoelen klaar; houd extra stoelen beschikbaar voor ouders die spontaan aansluiten.
Wanneer moet ik techniek voor een open dag bestellen en testen?: Bestel of reserveer beamers, schermen, microfoons, laptops en kabels uiterlijk 2 weken vooraf. Test elke ruimte uiterlijk 1 dag voor de open dag met de echte presentaties en aansluitingen.
Hoeveel koffie en servies heb ik nodig voor een open dag?: Reken voor een programma van 4 uur op ongeveer 2 koppen koffie of thee per bezoeker en 1 glas water per bezoeker per uur. Neem voor kopjes, glazen en servies minimaal 10 procent reserve mee, zodat je niet tijdens de ontvangst hoeft af te wassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.