La liste de courses pour une journée portes ouvertes de la Hogeschool

Une journée portes ouvertes demande surtout du matériel réparti entre l’accueil, les stands et les salles d’information. Prévoyez les supports imprimés, les badges, la signalétique et les équipements techniques avant le jour J. Le café, l’eau et la vaisselle sont souvent commandés trop tard, tout comme les rallonges et les multiprises. Cette liste vous aide à rassembler les fournitures et le matériel nécessaires sans oublier les besoins pratiques des visiteurs, des étudiants et des enseignants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 18
Tables d’inscriptionqté 3
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 20
Canapés de salonqté 6
Tables pliantesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 12
Vidéoprojecteurqté 8
Écrans de projectionqté 8
Cliques de présentationqté 8
Câbles HDMIqté 12
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 4
Pieds de microqté 4
Stations de rechargeqté 4
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 5
Bouilloiresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 220
Verresqté 220
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 220
Cuillèresqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Thermos à caféqté 10
Carafes d’eauqté 12
Ciseauxqté 8
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pains de glaceqté 30
Boîtes de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompes à ballonsqté 4
Compositions floralesqté 10
Nappesqté 24
Badges nominatifsqté 220
Porte-badgesqté 220

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs de chantier LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 18
Raclettes de solqté 3
Aspirateursqté 3
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 12
Brosses de toilettesqté 6

Catering

Pichets à caféqté 8
Sucriersqté 8
Pichets à laitqté 8
Petites cuillères à caféqté 120
Porte-serviettesqté 12
Distributeurs de boissonsqté 6
Courses
- Café - 12 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Assortiment de sachets de thé - 6 boîtes
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Crème à café demi-écrémée - 6 bouteilles
- Sucre en cristaux - 4 kilo
- Édulcorants - 4 boîtes
- Miel - 3 pots
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Sirop pour limonade - 4 bouteilles
- Boissons pétillantes sans alcool - 12 bouteilles
- Glaçons - 25 kilo
- Mini bouteilles d’eau - 240 pièces
- Petits pains aux raisins - 180 pièces
- Mini croissants - 180 pièces
- Mini petits pains au fromage - 120 pièces
- Mini pâtés aux légumes - 120 pièces
- Wraps - 80 pièces
- Wraps complets - 40 pièces
- Fromage frais - 12 pots
- Houmous - 12 pots
- Fromage jeune - 8 kilos
- Jambon cuit - 5 kilo
- Blanc de poulet fumé - 5 kilos
- Salade aux œufs - 6 kilos
- Concombre - 20 pièces
- Tomates - 8 kilos
- Poivrons - 5 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Laitues pommées - 12 pièces
- Olives - 4 bocaux
- Pommes - 12 kilos
- Bananes - 10 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Mandarines - 8 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Bretzels salés - 8 sachets
- Mini biscuits - 12 paquets
- Brownies - 10 boîtes
- Brownies vegan - 4 boîtes
- Biscuits sans gluten - 6 paquets
- Mayonnaise - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Pesto - 4 pots
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Serviettes - 1000 pièces
- Filtres à café - 500 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Assiettes en carton - 300 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs pour déchets résiduels - 50 pièces
- Sacs poubelle en plastique - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Petites éponges - 20 pièces
- Chiffons en microfibre - 30 pièces
- Papier toilette - 96 rouleaux
- Essuie-tout en papier - 20 paquets
- Savon pour les mains - 12 bouteilles

Conseils

Prévoyez au moins une table d’inscription et une table d’information par point d’accueil, avec 10 à 15 % de badges nominatifs et de listes imprimées en réserve.
Pour chaque salle équipée d’un vidéoprojecteur, testez un ordinateur portable, un câble HDMI, une rallonge et une multiprise au moins 24 heures avant l’ouverture.
Comptez environ deux à trois boissons chaudes par personne sur la matinée et gardez les machines à café, bouilloires, tasses et verres près d’un point de service facilement accessible.
Ajoutez 10 % de chaises, de brochures et de vaisselle par rapport aux inscriptions confirmées : les visiteurs non inscrits et les accompagnants arrivent fréquemment en plus.
Installez les poteaux de balisage et les plans avant l’ouverture, puis vérifiez que les câbles ne traversent pas les passages et que les issues d’évacuation restent dégagées.

Questions fréquentes

Combien de brochures prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez une brochure par visiteur inscrit, puis ajoutez une réserve de 10 à 15 %. Pour 200 inscriptions, cela représente environ 220 à 230 brochures, sans compter les documents distribués dans les stands.
Combien de badges nominatifs faut-il imprimer ?: Imprimez un badge pour chaque participant attendu et prévoyez 10 % supplémentaire. Pour 300 personnes inscrites, préparez donc environ 330 badges, avec quelques badges vierges pour les visiteurs non prévus.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un test complet dans chaque salle au moins 24 heures avant l’événement, puis contrôlez les branchements une dernière fois 60 minutes avant l’accueil. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, le son, les câbles HDMI et les télécommandes de présentation.
Quelle quantité de café et de vaisselle prévoir ?: Comptez deux à trois boissons chaudes par personne pour les deux premières heures, puis ajustez selon la durée de la journée. Prévoyez au moins 10 % de tasses, verres, assiettes et couverts en plus du nombre de participants confirmés.

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