Qué necesitas para una jornada de puertas abiertas universitaria
Una jornada de puertas abiertas necesita más que folletos y aulas disponibles. Debes preparar puntos de registro, mesas informativas, señalización, equipos para las presentaciones y material para atender a los visitantes durante varias horas. Calcula las cantidades según el número de inscritos y reserva equipos de repuesto con tiempo. Esta lista reúne lo que suele faltar o se pide demasiado tarde, especialmente cables, acreditaciones, vasos y material de apoyo.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas informativascant. 18
- Mesas de registrocant. 3
- Sillascant. 180
- Taburetes de barcant. 20
- Sofás loungecant. 6
- Mesas plegablescant. 8
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 12
Equipo
- Portátilescant. 12
- Proyectorcant. 8
- Pantallas de proyeccióncant. 8
- Pulsadores de presentacióncant. 8
- Cables HDMIcant. 12
- Cables alargadorescant. 20
- Regletascant. 20
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Altavocescant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Estaciones de cargacant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 5
- Teterascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 220
- Vasoscant. 220
- Platoscant. 220
- Tenedorescant. 220
- Cuchilloscant. 220
- Cucharascant. 220
- Bandejas para servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
Cocina
- Termos de cafécant. 10
- Jarras de aguacant. 12
- Tijerascant. 8
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Acumuladores de fríocant. 30
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Papel de aluminiocant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 200
- Bombas para globoscant. 4
- Arreglos floralescant. 10
- Mantelescant. 24
- Credencialescant. 220
- Portabadgescant. 220
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 10
- Focos LED de obracant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 18
- Limpiacristalescant. 3
- Aspiradorascant. 3
- Fregonascant. 6
- Cuboscant. 6
- Carros de limpiezacant. 2
- Desinfectante de manoscant. 12
- Escobillas de bañocant. 6
Catering
- Jarras para servir cafécant. 8
- Azucareroscant. 8
- Jarras de lechecant. 8
- Cucharillas de cafécant. 120
- Porta-servilletascant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 6
- Compras
- Café - 12 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Surtido de bolsitas de té - 6 cajas
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Leche - 20 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Leche semidesnatada para café - 6 botellas
- Azúcar cristal - 4 kilo
- Edulcorantes - 4 cajas
- Miel - 3 tarros
- Spa Blauw - 12 cajas
- Spa Rood - 4 cajas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Té helado - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Jarabe de limón - 4 botellas
- Espumoso sin alcohol - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 25 kilo
- Botellitas de agua - 240 unidades
- Panecillos mini de pasas - 180 unidades
- Mini croissants - 180 unidades
- Mini bollos de queso - 120 piezas
- Mini empanadillas de verduras - 120 unidades
- Wraps - 80 unidades
- Wraps integrales - 40 unidades
- Queso crema - 12 tarrinas
- Hummus - 12 tarrinas
- Queso joven - 8 kilo
- Jamón cocido - 5 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 5 kilo
- Ensalada de huevo - 6 kilos
- Pepino - 20 unidades
- Tomates - 8 kilos
- Pimiento - 5 kilo
- Rúcula - 2 kilo
- Lechuga romana - 12 piezas
- Aceitunas - 4 frascos
- Manzanas - 12 kilo
- Plátanos - 10 kilo
- Uvas - 8 kilos
- Mandarinas - 8 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Pretzels salados - 8 bolsas
- Mini galletas - 12 paquetes
- Brownies - 10 cajas
- Brownies veganos - 4 cajas
- Galletas sin gluten - 6 paquetes
- Mayonesa - 4 botellas
- Ketchup - 4 botellas
- Mostaza - 3 tarros
- Pesto - 4 frascos
- Sal - 2 paquetes
- Pimienta - 2 botes
- Pimentón - 2 botes
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Papel de hornear - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Servilletas - 1000 unidades
- Filtros de café - 500 unidades
- Agitadores - 500 unidades
- Vasos de papel - 300 unidades
- Platos de papel - 300 unidades
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas de basura de residuos generales - 50 unidades
- Bolsas de basura para plástico - 50 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiador de inodoros - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 20 unidades
- Paños de microfibra - 30 unidades
- Papel higiénico - 96 rollos
- Toallas de papel - 20 paquetes
- Jabón de manos - 12 botellas
Consejos
- Prepara una mesa de registro por cada 100-150 visitantes previstos y ten las listas de asistencia impresas al menos 24 horas antes. Añade bolígrafos y acreditaciones ordenadas por grupos o apellidos.
- Calcula una toma eléctrica por equipo y lleva alargadores, regletas y cables HDMI de repuesto. Haz una prueba tecnológica en cada sala entre 1 y 2 horas antes de la llegada del público.
- Para el café, calcula aproximadamente 2 tazas por persona si la jornada dura media mañana y añade un 10 % de margen. Comprueba también que haya suficientes vasos, platos, cubiertos, bandejas y pinzas de servir.
- Coloca un puesto informativo por cada área o titulación que quieras presentar y prepara al menos un paquete de folletos por cada 5 visitantes previstos. Guarda material adicional en una mesa de apoyo, no debajo de la mesa principal.
- Deja listas las rutas, los planos, el aparcamiento y las instrucciones de seguridad como mínimo 3 días antes. Revisa las salidas de evacuación y el material de primeros auxilios el mismo día del evento.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas mesas necesito para una jornada de puertas abiertas universitaria?
- Calcula una mesa de registro por cada 100-150 visitantes y una mesa informativa por cada área que vaya a atender consultas. Añade 1 o 2 mesas plegables de reserva para material, catering o cambios de última hora.
- ¿Cuánto café y vajilla debo comprar para la jornada?
- Para una pausa de media mañana, calcula 2 tazas de café por persona y añade un margen del 10 %. Compra o reserva también vasos, platos, tenedores, cuchillos y cucharas para el total de asistentes confirmados, más ese mismo margen.
- ¿Cuándo debo preparar los folletos y las acreditaciones?
- Encarga los folletos al menos 7 días antes y deja las acreditaciones preparadas entre 2 y 3 días antes. Imprime las listas de asistencia el día anterior para incorporar las últimas confirmaciones.
- ¿Qué equipos debo comprobar antes de una jornada universitaria?
- Prueba portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, pulsadores y cables en cada sala entre 1 y 2 horas antes. Lleva alargadores, regletas y al menos un cable HDMI adicional por cada sala con presentación.
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