Zo organiseer je Nationale Molendag

Een geslaagde Nationale Molendag begint niet met promotie, maar met de molen en het terrein. Controleer eerst wat er veilig kan, leg daarna het programma en de bezetting vast en regel vervolgens vergunningen, leveranciers en bezoekersinformatie. Rondleidingen, kinderactiviteiten en muziek vragen ieder een eigen planning. Houd vanaf het begin rekening met regen, beperkte stroompunten en pieken in bezoekersaantallen. Zo voorkom je dat vrijwilligers, catering of informatievoorziening op de dag zelf tekortschieten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Molen en terrein controleren
2 personen
2
Openingsprogramma vastleggen
2 personen
3
Vrijwilligers werven
2 personen
4
Rondleiders inplannen
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Vergunningen controleren
7
Leveranciers bevestigen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Evenement online publiceren
10
Omwonenden informeren
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Bezoekersinformatie opstellen
14
Rondleidingsteksten voorbereiden
2 personen
15
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
16
Muziekprogramma bevestigen
17
Weersverwachting controleren
18
Alternatief regenprogramma maken
2 personen
19
EHBO-middelen controleren
20
Brandblussers controleren
21
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
22
Stroompunten controleren
2 personen
23
Verlengkabels testen
2 personen
24
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
25
Boodschappenlijst controleren
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
28
Molen schoonmaken
3 personen
29
Sanitair schoonmaken
2 personen
30
Terrein maaien en vegen
2 personen
31
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
32
Naamkaartjes maken
2 personen
33
Draaiboek afdrukken
34
Koelers vullen
2 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Tafels opstellen
3 personen
38
Stoelen plaatsen
3 personen
39
Partytenten opbouwen
4 personen
40
Podium niet van toepassing
41
Decoratie ophangen
2 personen
42
Infostand inrichten
2 personen
43
Kinderhoek inrichten
2 personen
44
Rondleidingsroute markeren
2 personen
45
Verlichting ophangen
2 personen
46
Geluidsinstallatie testen
2 personen
47
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
48
Vrijwilligers instrueren
2 personen
49
Toiletten controleren

Event

50
Openingspunten bemannen
3 personen
51
Bezoekers ontvangen
3 personen
52
Bezoekers registreren
2 personen
53
Rondleidingen verzorgen
3 personen
54
Molen demonstreren
2 personen
55
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
56
Infostand bemannen
2 personen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Hapjes serveren
2 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Toiletten tussentijds controleren
62
Verlichting inschakelen
63
Avondprogramma begeleiden
3 personen
64
Muziek verzorgen
65
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

66
Kassa afsluiten
2 personen
67
Voedsel veilig opbergen
2 personen
68
Servies verzamelen
3 personen
69
Meubilair afbreken
4 personen
70
Partytenten afbreken
4 personen
71
Decoratie verwijderen
2 personen
72
Apparatuur uitschakelen
2 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Terrein schoonmaken
3 personen
76
Molen nalopen
2 personen
77
Voorraad tellen
78
Geleende materialen retourneren
2 personen
79
Afval laten afvoeren
80
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Statafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 12
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Dienbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Scharenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Mobiele luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Handlampenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 10
LED-spotsaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Nederlandse vlaggenaantal 4
Molenpostersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Infodisplaysaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de publieksdag vanuit het programma: leg eerst openingstijden, rondleidingen, muziek en kinderactiviteiten vast. Reserveer daarna per onderdeel voldoende vrijwilligers en rondleiders, zodat niemand tegelijk bij de ontvangst en in de molen nodig is.
Controleer vergunningen, verzekeringen en afspraken met leveranciers uiterlijk enkele weken vooraf. Informeer omwonenden voordat je uitnodigingen en online publiciteit verspreidt; dat voorkomt vragen over geluid, verkeer en parkeren in de laatste dagen.
Maak bezoekersinformatie concreet met route, parkeermogelijkheden, toegankelijkheid, rondleidingstijden en contactgegevens. Verzamel dieetwensen bij aanmeldingen en geef de definitieve aantallen voor catering niet later dan een week vooraf door.
Gebruik de terreincontrole als technische checklist: maak vluchtroutes vrij, controleer brandblussers, test verlengkabels en noteer alle stroompunten. Plan ook waar partytenten, tafels, stoelen, kapstokken en mobiele luidsprekers komen te staan.
Werk uiterlijk 48 uur voor de open dag de weersverwachting bij en activeer zo nodig het regenprogramma. Controleer dan ook de voorraad voor koffie en thee, koeling, warmhouden en serveren, zodat je niet op de ochtend zelf nog boodschappen hoeft te doen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je Nationale Molendag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de molen- en terreincontrole, het programma en de vergunningen. Vrijwilligers, rondleiders en leveranciers leg je idealiter 4 tot 6 weken vooraf vast. De bezoekersinformatie en online publicatie kunnen daarna worden afgerond.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Nationale Molendag?: Maak per actief onderdeel minimaal één verantwoordelijke en plan daarnaast een kleine reserveploeg. Voor ontvangst, rondleidingen, kinderactiviteiten, catering, techniek en toezicht kom je bij een kleinschalig programma al snel op 8 tot 12 mensen. Plan wissels van ongeveer 2 uur, zodat vrijwilligers beschikbaar en scherp blijven.
Wanneer maak je een regenprogramma voor Nationale Molendag?: Bedenk het alternatief uiterlijk 2 weken vooraf en bepaal 48 uur voor de start welke onderdelen doorgaan. Beschrijf vooraf waar bezoekers naartoe kunnen, welke rondleidingen aangepast worden en wie de wijziging communiceert. Zo hoef je bij slecht weer alleen het besluit uit te voeren.
Wanneer informeer je omwonenden over Nationale Molendag?: Stuur de informatie minstens 2 tot 3 weken vooraf. Vermeld datum, begin- en eindtijd, verwachte drukte, muziek, verkeersmaatregelen en een contactpersoon. Geef bij wijzigingen door het weer of het programma uiterlijk 48 uur vooraf een korte update.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.