Nationalen Mühlentag Schritt für Schritt organisieren

Beim Nationalen Mühlentag entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem die Vorbereitung vor Ort. Beginne mit einer Kontrolle von Mühle und Gelände, kläre Genehmigungen und teile anschließend Führungen, Helfer und Besucherströme ein. Plane Eröffnungsprogramm, Kinderangebote und Musik so, dass sie zeitlich nicht mit den Führungen kollidieren. Prüfe außerdem frühzeitig Strom, Fluchtwege und ein Regenprogramm – diese Punkte werden häufig erst am Veranstaltungstag bemerkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Mühle und Gelände kontrollieren
2 Personen
2
Eröffnungsprogramm festlegen
2 Personen
3
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
4
Tourguides einplanen
2 Personen
5
Reservierungen vornehmen
6
Genehmigungen prüfen
7
Lieferanten bestätigen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Veranstaltung online veröffentlichen
10
Anwohner informieren
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Besucherinformationen erstellen
14
Führungstexte vorbereiten
2 Personen
15
Kinderaktivitäten auswählen
2 Personen
16
Musikprogramm bestätigen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Alternatives Regenprogramm erstellen
2 Personen
19
Erste-Hilfe-Material prüfen
20
Feuerlöscher prüfen
21
Fluchtwege freihalten
2 Personen
22
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
23
Verlängerungskabel testen
2 Personen
24
Werbematerial verteilen
2 Personen
25
Einkaufsliste prüfen
26
Einkaufen gehen
2 Personen
27
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
28
Mühle reinigen
3 Personen
29
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
30
Gelände mähen und fegen
2 Personen
31
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
32
Namensschilder erstellen
2 Personen
33
Drehbuch ausdrucken
34
Kühlboxen füllen
2 Personen
35
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
3 Personen
37
Tische aufstellen
3 Personen
38
Stühle aufstellen
3 Personen
39
Partyzelte aufbauen
4 Personen
40
Bühne nicht zutreffend
41
Dekoration aufhängen
2 Personen
42
Infostand einrichten
2 Personen
43
Kinderbereich einrichten
2 Personen
44
Führungsroute markieren
2 Personen
45
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
46
Beschallungsanlage testen
2 Personen
47
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
48
Freiwillige einweisen
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren

Event

50
Eingangspunkte besetzen
3 Personen
51
Besucher empfangen
3 Personen
52
Besucher registrieren
2 Personen
53
Führungen durchführen
3 Personen
54
Mühle vorführen
2 Personen
55
Kinderaktivitäten betreuen
2 Personen
56
Infostand besetzen
2 Personen
57
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
58
Snacks servieren
2 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Toiletten zwischendurch kontrollieren
62
Beleuchtung einschalten
63
Abendprogramm betreuen
3 Personen
64
Musik organisieren
65
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

66
Kasse abschließen
2 Personen
67
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
68
Geschirr sammeln
3 Personen
69
Möbel abbauen
4 Personen
70
Partyzelte abbauen
4 Personen
71
Dekoration entfernen
2 Personen
72
Geräte ausschalten
2 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Gelände reinigen
3 Personen
76
Mühle überprüfen
2 Personen
77
Bestände zählen
78
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Abfall abtransportieren lassen
80
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
StehtischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 6
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
TablettsAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ScherenAnz. 4
MessbecherAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HandlampenAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 10
LED-SpotsAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
Niederländische FlaggenAnz. 4
MühlenposterAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
NamensschilderAnz. 40
WegweiserAnz. 12
InfodisplaysAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Eröffnungsprogramm mindestens 4 Wochen vorher fest und teile Tourguides in festen Zeitfenstern ein. So bleiben Führungen planbar, auch wenn mehrere Gruppen gleichzeitig eintreffen.
Sammle Reservierungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Mühlentag. Aktualisiere danach Besucherinformationen, Sitzordnung und benötigtes Geschirr wie Teller, Gläser und Besteck.
Kontrolliere Partyzelte, Klapptische und Klappstühle mindestens 2 Tage vorher am tatsächlichen Aufstellort. Prüfe dabei auch, ob für Kaffee, Tee und Speisen genügend Kaffeekannen, Thermoskannen und Warmhaltebehälter vorhanden sind.
Teste Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen und mobile Lautsprecher am Vortag. Lege Kabel so, dass sie keine Fluchtwege kreuzen, und halte Feuerlöscher sowie Erste-Hilfe-Material zugänglich.
Erstelle spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung ein konkretes Regenprogramm. Informiere Helfer, Anwohner und angemeldete Besucher über Änderungen und prüfe die Wettervorhersage am Vorabend erneut.

Häufige Fragen

Wie früh muss man den Nationalen Mühlentag organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Geländeprüfung, Genehmigungen, Lieferanten und Helferplanung. Programm, Führungen und Online-Veröffentlichung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Tourguides braucht man für den Nationalen Mühlentag?: Plane mindestens einen Tourguide pro gleichzeitig laufender Führung ein und zusätzlich eine Person als Reserve. Teile die Gruppen in feste Zeitfenster ein, damit sich nicht mehr Besucher sammeln, als Gelände und Mühle sicher aufnehmen können.
Wann sollte man Besucherinformationen und Einladungen verschicken?: Verschicke Einladungen etwa 4 Wochen vorher und sende bestätigte Besucherinformationen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Ergänze am Vorabend nur noch kurzfristige Hinweise zu Wetter, Zufahrt oder Programmänderungen.
Was braucht man für den Nationalen Mühlentag bei Regen?: Lege mindestens 3 Tage vorher ein alternatives Programm fest und prüfe Partyzelte, Innenräume und trockene Wege. Informiere Helfer und Besucher spätestens am Vorabend, welche Führungen, Kinderaktivitäten und Musikangebote stattfinden.

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