Organiser la Journée nationale des moulins sans rien laisser au dernier moment

Pour organiser cette journée, commencez par vérifier le moulin, le terrain et les autorisations avant d’annoncer le programme. Enchaînez ensuite les réservations, les bénévoles, les visites guidées et l’information des visiteurs. Les points souvent oubliés sont la circulation sur le site, les besoins alimentaires, les branchements électriques et le plan de repli en cas de pluie. Prévoyez aussi les boissons chaudes, le mobilier d’accueil et une équipe clairement répartie le jour venu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier le moulin et le terrain
2 personnes
2
Enregistrer le programme d'ouverture
2 personnes
3
Recruter des bénévoles
2 personnes
4
Planifier les guides
2 personnes
5
Faire les réservations
6
Vérifier les autorisations
7
Confirmer les fournisseurs
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier l’événement en ligne
10
Informer les riverains
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Rédiger les informations visiteurs
14
Préparer les textes de visite guidée
2 personnes
15
Sélectionner les activités pour enfants
2 personnes
16
Confirmer le programme musical
17
Vérifier les prévisions météo
18
Prévoir un programme alternatif en cas de pluie
2 personnes
19
Vérifier le matériel de premiers secours
20
Contrôler les extincteurs
21
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
22
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
23
Tester les rallonges
2 personnes
24
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
25
Vérifier la liste des courses
26
Faire les courses
2 personnes
27
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
28
Nettoyer le moulin
3 personnes
29
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
30
Tondre et balayer le terrain
2 personnes
31
Préparer la signalétique
2 personnes
32
Créer des badges nominatifs
2 personnes
33
Imprimer le déroulé
34
Remplir les glacières
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Installer les tables
3 personnes
38
Installer les chaises
3 personnes
39
Monter les tentes de réception
4 personnes
40
Scène non applicable
41
Installer la décoration
2 personnes
42
Aménager le stand d'information
2 personnes
43
Aménager l’espace enfants
2 personnes
44
Balisage du parcours de visite
2 personnes
45
Installer l'éclairage
2 personnes
46
Tester le système de sonorisation
2 personnes
47
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
48
Briefer les bénévoles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes

Événement

50
Tenir les points d’accueil
3 personnes
51
Accueillir les visiteurs
3 personnes
52
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
53
Assurer les visites guidées
3 personnes
54
Faire une démonstration du moulin
2 personnes
55
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
56
Tenir le stand d'information
2 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
2 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
62
Allumer l’éclairage
63
Encadrer le programme du soir
3 personnes
64
Fournir la musique
65
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

66
Clôturer la caisse
2 personnes
67
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
68
Rassembler la vaisselle
3 personnes
69
Démonter le mobilier
4 personnes
70
Démonter les tentes de fête
4 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Éteindre l’équipement
2 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Nettoyer le site
3 personnes
76
Vérifier le moulin
2 personnes
77
Compter le stock
78
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
79
Faire évacuer les déchets
80
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Tables hautesqté 4
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 12
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateauxqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 10
Projecteurs LEDqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Drapeaux néerlandaisqté 4
Affiches du moulinqté 12
Nappesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 12
Écrans d’informationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant l’ouverture par la visite du moulin et du terrain : repérez les accès, les zones glissantes, les sorties et l’emplacement des tentes, tables et chaises.
Fixez le programme avant de publier l’événement en ligne. Prévoyez au moins un guide par créneau de visite, puis gardez 1 ou 2 bénévoles disponibles pour l’accueil, les inscriptions et les imprévus.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, au plus tard 10 jours avant la journée. Cette échéance laisse le temps d’ajuster les achats et le service sans improviser.
Testez les rallonges, les points d’alimentation et les enceintes mobiles la veille. Dégagez les voies d’évacuation et contrôlez les extincteurs et le matériel de premiers secours avant l’arrivée du public.
Préparez un programme alternatif pour la pluie au moins 7 jours à l’avance : activités pour enfants à couvert, textes de visite adaptés et emplacement précis des visiteurs sous les tentes.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation de la Journée nationale des moulins ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les réservations, les bénévoles et la publication du programme sont les éléments qui prennent le plus de temps.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée dans un moulin ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par groupe de visite et 1 personne de renfort pour les inscriptions, les pauses et les incidents. Ajoutez une personne si plusieurs espaces sont ouverts en même temps.
Quand publier le programme et envoyer les invitations ?: Publiez le programme environ 4 semaines avant l’événement et envoyez les invitations au même moment. Relancez les inscrits 7 jours avant avec les horaires, l’accès, les informations pratiques et les éventuelles consignes alimentaires.
Que prévoir pour une Journée nationale des moulins sous la pluie ?: Décidez au moins 7 jours à l’avance quelles activités peuvent être déplacées à couvert et où installer les visiteurs. Vérifiez aussi que les tentes, les branchements et les chemins restent sûrs avant l’ouverture.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.