Zo organiseer je Koningsspelen zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en het verwachte aantal deelnemers. Werk daarna het programma uit in spelrondes en bepaal hoeveel teams, spelbegeleiders en vrijwilligers je nodig hebt. Regel vroeg de aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten; zonder die gegevens loopt registratie op de dag zelf vast. Plan tegelijk een regenprogramma en controleer reserveringen, sportmateriaal, EHBO en prijzen. De laatste week draait vooral om bevestigen, afdrukken en het terrein praktisch inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en spelrondes opstellen
3 personen
3
Deelnemersaantallen inventariseren
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
2 personen
7
Contactgegevens noodsituaties verzamelen
2 personen
8
Teams samenstellen
3 personen
9
Spelbegeleiders indelen
2 personen
10
Vrijwilligers informeren
2 personen
11
Reserveringen maken
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Alternatief regenprogramma klaarzetten
3 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
17
Prijzen en medailles controleren
2 personen
18
Teamindeling afdrukken
2 personen
19
Route- en terreinborden maken
2 personen
20
EHBO-materialen controleren
2 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Fruit en snacks klaarzetten
3 personen
23
Muziek afspeellijst samenstellen
24
Sleutels en toegang regelen
25
Terrein inspecteren
3 personen
26
Tenten opbouwen
6 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
28
Start- en finishlijn markeren
3 personen
29
Sportvelden uitzetten
6 personen
30
Spelmateriaal per post klaarzetten
8 personen
31
Cateringtafel inrichten
3 personen
32
Dranken koud zetten
3 personen
33
Muziek en microfoon testen
2 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
EHBO-tafel inrichten
2 personen
36
Pauze- en eetplekken markeren
3 personen
37
Briefing spelbegeleiders geven
4 personen

Event

38
Registratie openen
4 personen
39
Deelnemers welkom heten
4 personen
40
Opening verzorgen
3 personen
41
Teams naar startpost begeleiden
8 personen
42
Estafette begeleiden
4 personen
43
Touwtrekken begeleiden
4 personen
44
Hindernisbaan begeleiden
5 personen
45
Zaklopen begeleiden
3 personen
46
Balspellen begeleiden
5 personen
47
Watertransport begeleiden
4 personen
48
Muziek verzorgen
2 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Fruit en snacks serveren
4 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Watervoorraad controleren
2 personen
53
Scores verzamelen
3 personen
54
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
56
Avondmaaltijd uitserveren
6 personen
57
Dranken bij het diner serveren
3 personen
58
Muziek tijdens diner verzorgen
2 personen
59
Vrije spelactiviteiten begeleiden
5 personen
60
Laatste ronde aankondigen
2 personen
61
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

62
Spelmateriaal verzamelen
6 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
64
Tenten afbreken
6 personen
65
Servies afwassen
4 personen
66
Catering opruimen
4 personen
67
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
68
Terrein schoonmaken
5 personen
69
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
3 personen
72
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Deelnemers informeren over voorwerpen
75
Facturen en bonnen verzamelen
2 personen
76
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 6
Registratiebalie
Afvalbakkenaantal 10
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 8
Handballenaantal 10
Tennisballenaantal 30
Pionnenaantal 60
Hoepelsaantal 20
Estafettestokjesaantal 12
Springtouwenaantal 15
Zakken voor zaklopenaantal 15
Touwtrektouwaantal 2
Hindernisblokkenaantal 12
Gymmattenaantal 10
Wateremmersaantal 12
Sponsballenaantal 30
Frisbeesaantal 10
Badmintonsetsaantal 6
Springladdersaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 12
Scorebordenaantal 8
Meetlintenaantal 4
Startpistool
Linten voor finishaantal 2

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 100
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerplateausaantal 12

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Oranje vlaggetjesaantal 10
Oranje tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonnenpompaantal 2
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Startnummersaantal 180
Medaillesaantal 180
Prijzenbekersaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks## Messenaantal 6
Broodmandenaantal 8
Serveerbestekaantal 16
Aluminium schalenaantal 12
Voedselbakkenaantal 12
Keukenweegschalenaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
IJslepelsaantal 4
Kruidenschalenaantal 8
Theepottenaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Kratten voor afvalscheidingaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het programma minimaal vier weken vooraf op. Plan per spelronde een duidelijke begin- en eindtijd en houd tussen rondes 10 tot 15 minuten over voor verplaatsingen en uitleg.
Maak de teamindeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur uiterlijk vijf dagen vooraf. Druk een extra exemplaar af voor de registratiebalie en geef spelbegeleiders alleen de informatie die zij op hun post nodig hebben.
Controleer sportmateriaal per onderdeel en tel kleine spullen zoals pionnen, fluitjes, estafettestokjes en stopwatches apart. Leg het materiaal de avond ervoor per spelpost klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de opening hoeven te zoeken.
Neem uiterlijk twee dagen vooraf een besluit over het regenprogramma. Controleer of partytenten, tafels, stoelen en een overdekte route beschikbaar zijn en wijs per spelpost aan wie het programma aanpast bij slecht weer.
Plan de terreincontrole de dag voor de Koningsspelen en loop de route letterlijk na. Controleer toegang, sleutels, borden, EHBO-materialen, afvalbakken, koelboxen en de plek van registratie voordat de deelnemers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet je Koningsspelen organiseren?: Begin minstens zes weken vooraf met datum, locatie, deelnemersaantallen en reserveringen. Zet het programma en de vrijwilligerindeling uiterlijk vier weken vooraf vast; in de laatste week controleer je vooral details.
Hoeveel spelbegeleiders heb je nodig voor Koningsspelen?: Reken per gelijktijdige spelpost minimaal één spelbegeleider en voeg één of twee algemene vrijwilligers toe voor registratie, materiaal en onverwachte uitval. Bij een programma met acht spelposten heb je dus minimaal acht begeleiders nodig.
Wanneer maak je de teamindeling voor Koningsspelen?: Maak de teamindeling zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en sluit wijzigingen uiterlijk vijf dagen voor het evenement. Zo kun je de lijsten afdrukken en eventuele ongelijke teams nog corrigeren.
Wat doe je bij slecht weer tijdens Koningsspelen?: Maak uiterlijk twee dagen vooraf een alternatief regenprogramma en communiceer wie de beslissing neemt. Controleer daarnaast of partytenten, overdekte plekken en een aangepaste route beschikbaar zijn; wacht niet tot de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.