Organiser un Jeux du Roi sans rien laisser au hasard

Un Jeux du Roi se prépare comme une petite compétition : on fixe d’abord le lieu et le format, puis on verrouille les inscriptions, les équipes et l’encadrement. Le matériel sportif doit être réparti par manche, pas simplement entassé sur place. Prévoyez aussi les repas, les urgences, l’accès au site et une solution concrète en cas de pluie. Ce déroulé vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’inspection finale.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme et les manches de jeu
3 personnes
3
Recenser le nombre de participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
7
Recueillir les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence
2 personnes
8
Former les équipes
3 personnes
9
Répartir les encadrants de jeu
2 personnes
10
Informer les bénévoles
2 personnes
11
Faire les réservations
2 personnes
12
Vérifier les prévisions météo
13
Préparer le plan de repli en cas de pluie
3 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
17
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
18
Imprimer la répartition des équipes
2 personnes
19
Créer les panneaux d’itinéraire et de site
2 personnes
20
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Préparer les fruits et les snacks
3 personnes
23
Composer la playlist musicale
24
Organiser les clés et l’accès
25
Inspecter le site
3 personnes
26
Monter les tentes
6 personnes
27
Installer les tables et les chaises
6 personnes
28
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
29
Délimiter les terrains de sport
6 personnes
30
Préparer le matériel de jeu par poste
8 personnes
31
Installer la table traiteur
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
3 personnes
33
Tester la musique et le micro
2 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
36
Baliser les espaces de pause et de restauration
3 personnes
37
Faire le briefing des animateurs de jeu
4 personnes

Événement

38
Ouvrir l’inscription
4 personnes
39
Accueillir les participants
4 personnes
40
Assurer l’ouverture
3 personnes
41
Accompagner les équipes au poste de départ
8 personnes
42
Encadrer le relais
4 personnes
43
Encadrer le tir à la corde
4 personnes
44
Encadrer le parcours d’obstacles
5 personnes
45
Encadrer la course en sacs
3 personnes
46
Encadrer les jeux de ballon
5 personnes
47
Accompagner le transport de l'eau
4 personnes
48
Fournir la musique
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
50
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier le stock d’eau
2 personnes
53
Collecter les scores
3 personnes
54
Préparer la remise des prix
3 personnes
55
Assurer la remise des prix
4 personnes
56
Servir le dîner
6 personnes
57
Servir les boissons au dîner
3 personnes
58
Assurer la musique pendant le dîner
2 personnes
59
Encadrer les activités de jeu libre
5 personnes
60
Annoncer le dernier tour
2 personnes
61
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

62
Rassembler le matériel de jeu
6 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
64
Démonter les tentes
6 personnes
65
Faire la vaisselle
4 personnes
66
Ranger le service traiteur
4 personnes
67
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le site
5 personnes
69
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Enregistrer les objets trouvés
74
Informer les participants des objets
75
Rassembler les factures et les reçus
2 personnes
76
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 6
Comptoir d'inscription
Poubellesqté 10
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Ballons de handballqté 10
Balles de tennisqté 30
Cônesqté 60
Cerceauxqté 20
Témoins de relaisqté 12
Cordes à sauterqté 15
Sacs pour la course en sacqté 15
Corde de tir à la cordeqté 2
Blocs d’obstaclesqté 12
Tapis de gymqté 10
Seaux d'eauqté 12
Balles épongeqté 30
Frisbeesqté 10
Sets de badmintonqté 6
Échelles de sautqté 4
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 12
Panneaux de scoreqté 8
Mètres rubansqté 4
Pistolet de départ
Rubans pour l’arrivéeqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 100
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 12
Fanions orangeqté 10
Nappes orangeqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de départqté 180
Médaillesqté 180
Coupes de prixqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Corbeilles à painqté 8
Couverts de serviceqté 16
Plateaux en aluminiumqté 12
Bacs alimentairesqté 12
Balances de cuisineqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Cuillères à glaceqté 4
Bols d'herbesqté 8
Théièresqté 3

Nettoyage

Gants de nettoyageqté 8
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le lieu et le programme des manches. Prévoyez un horaire de début, une durée par épreuve et au moins 15 minutes de battement pour les changements d’équipe.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant l’événement. À ce moment-là, recueillez aussi un contact à prévenir en cas d’urgence pour chaque participant.
Formez les équipes avant le jour J et attribuez chaque encadrant à une manche. Imprimez une répartition lisible : une copie à l’inscription, une par responsable et une de secours.
Préparez le matériel par épreuve : ballons, cônes, cerceaux, chronomètres, sifflets et panneaux de score doivent être regroupés dans des zones identifiées. Faites un contrôle complet la veille, notamment pour les médailles, les prix et la trousse de premiers secours.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis le matin même. Si la pluie est possible, décidez à l’avance quelles manches sont déplacées, où installer les tentes et comment informer les participants avant leur arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Jeux du Roi ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les réservations, les inscriptions, la formation des équipes et la préparation du plan de repli prennent généralement plus de temps que prévu.
Quand former les équipes pour un Jeux du Roi ?: Formez-les 5 à 7 jours avant l’événement, une fois les inscriptions presque closes. Vous pourrez encore corriger les déséquilibres ou remplacer une personne absente sans refaire tout le programme.
Combien de manches prévoir pour un Jeux du Roi ?: Comptez 4 à 6 manches pour une demi-journée, avec 15 minutes de transition entre deux épreuves. Au-delà, les participants attendent davantage et les encadrants ont moins de temps pour remettre le matériel en place.
Quand préparer le matériel sportif et les collations ?: Rassemblez le matériel sportif la veille et placez chaque lot près de sa manche. Préparez les fruits et les snacks le jour même, puis remplissez les glacières environ 1 heure avant l’arrivée des participants.

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