Zo organiseer je Koningsspelen zonder chaos

Begin bij de vaste kaders: datum, locatie, deelnemersaantal en beschikbare vrijwilligers. Werk daarna het programma uit in sportstations, met een duidelijke route, startvakken en een wedstrijdschema. Regel ouderinformatie, reserveringen en eventuele vergunningen voordat je materialen en boodschappen vastlegt. De meeste problemen ontstaan op de dag zelf door onduidelijke groepsindeling, ontbrekende materialen of geen plan voor regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en sportonderdelen bepalen
3 personen
3
Deelnemersaantallen inventariseren
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
2 personen
7
Ouderinformatie versturen
2 personen
8
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Sportstations vastleggen
3 personen
11
Wedstrijdschema uitwerken
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Vergunningen controleren
14
Weersverwachting controleren
15
Alternatief regenprogramma klaarzetten
3 personen
16
Route en parkeerinformatie maken
2 personen
17
Plattegrond voor deelnemers maken
2 personen
18
Startnummers en teamlijsten maken
2 personen
19
Bewegwijzering printen
20
Prijzen en medailles bestellen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
24
Materialen controleren
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Pakketten per team maken
3 personen
28
Weersupdate versturen

Event

29
Terrein inspecteren
3 personen
30
Terrein afzetten
3 personen
31
Tenten en tafels opbouwen
6 personen
32
Sportstations opbouwen
8 personen
33
Geluidsset aansluiten
2 personen
34
Cateringpunt inrichten
4 personen
35
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
36
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
37
Deelnemers ontvangen
4 personen
38
Startnummers uitdelen
3 personen
39
Teams naar startvakken begeleiden
6 personen
40
Opening verzorgen
3 personen
41
Warming-up begeleiden
4 personen
42
Estafettes begeleiden
8 personen
43
Behendigheidsspellen begeleiden
8 personen
44
Pauzedrankjes uitdelen
5 personen
45
Sporttoernooien begeleiden
10 personen
46
Scores registreren
3 personen
47
Dranken bijvullen
3 personen
48
Hapjes serveren
4 personen
49
Allergievrije hapjes uitgeven
2 personen
50
Buffet aanvullen
3 personen
51
Muziek verzorgen
2 personen
52
Prijzen uitreiken
3 personen
53
Afscheid en bedankwoord verzorgen
2 personen
54
Deelnemers naar uitgang begeleiden
4 personen
55
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
56
Afvalpunten legen
4 personen

Nazorg

57
Sportmateriaal verzamelen
5 personen
58
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
59
Tenten afbreken
6 personen
60
Geluidsset uitschakelen
2 personen
61
Servies afwassen
4 personen
62
Cateringpunt schoonmaken
4 personen
63
Terrein schoonmaken
6 personen
64
Afval afvoeren
3 personen
65
Materialen terugbrengen
3 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Locatie opleveren
2 personen
68
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
69
Foto's en documenten archiveren
70
Dankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Inschrijftafel
Prullenbakkenaantal 8
Afzethekkenaantal 12
Startvakkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Kratten voor gevonden voorwerpenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 8
Handballenaantal 8
Volleybalaantal 4
Estafettestokjesaantal 12
Pionnenaantal 40
Hoepelsaantal 20
Springtouwenaantal 20
Balansbankenaantal 4
Hindernissenaantal 12
Parachutedoekenaantal 2
Frisbeesaantal 12
Tennisballenaantal 24
Zachte ballenaantal 20
Lintenaantal 40
Startfluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Scorebordenaantal 8
Meetlintenaantal 4
Sportmattenaantal 12
Teamhesjesaantal 80
Krattenaantal 12
Touwtrektouwenaantal 2
Medaillelintenaantal 180
Prijzenbekersaantal 12
Startnummersaantal 180
Scoreformulierenaantal 40
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 6
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Elektrische kookplatenaantal 2
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Laptopaantal 2
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 100
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Messenaantal 8
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Koelkrattenaantal 8
Voedselcontainersaantal 20

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 8
Oranje vlaggetjesaantal 10
Ballonnenaantal 200
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Podiumbordjesaantal 8
Oranje tafeldecoratieaantal 20
Welkomstbord
Routebordenaantal 20

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 60
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 24
Vloertrekkersaantal 3
Bezemsetsaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Handvegersaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Papieren afvalbakkenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 8
Buitenlampenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk 4 weken vooraf een eerste indeling van sportstations, teams en vrijwilligers. Zo zie je op tijd of elk station begeleiding, materiaal en voldoende wisseltijd heeft.
Leg per station een krat klaar met het benodigde materiaal, zoals pionnen, ballen, linten, stopwatches of scoreborden. Controleer dit minimaal 2 dagen vooraf aan de hand van het programma.
Verstuur ouderinformatie zodra de aanmeldingen zijn verwerkt, liefst minimaal 2 weken voor de Koningsspelen. Zet daarin de route, parkeerinformatie, starttijd, kledingadvies en het moment waarop kinderen worden opgehaald.
Plan de opbouw achteruit vanaf de starttijd: reserveer minstens 60 minuten voor tafels, partytenten, afzethekken, bewegwijzering en inschrijving. Leg startnummers en teamlijsten vóór de eerste deelnemers klaar.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en gebruik dan een concreet besluitmoment voor het regenprogramma. Zorg dat deelnemers, vrijwilligers en ouders weten waar ze naartoe gaan als sportstations buiten vervallen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je Koningsspelen organiseren?: Start minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, programma en deelnemersaantallen. Plan vrijwilligers, ouderinformatie en reserveringen uiterlijk 3 tot 4 weken voor de dag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor Koningsspelen?: Reken op minimaal 1 begeleider per sportstation en voeg 2 tot 3 personen toe voor inschrijving, materiaal en algemene coördinatie. Bij groepen die tegelijk rouleren heb je dus evenveel begeleiders nodig als stations, plus de centrale ondersteuning.
Wanneer controleer je het sportmateriaal voor Koningsspelen?: Controleer al het materiaal uiterlijk 2 dagen vooraf en tel het per sportstation. Controleer op de ochtend zelf opnieuw de ballen, pionnen, hesjes, fluitjes, stopwatches en scoreborden voordat de eerste ronde start.
Wanneer maak je een regenprogramma voor Koningsspelen?: Werk het alternatieve programma uiterlijk 1 week vooraf uit, zodat je weet welke ruimte en materialen nodig zijn. Neem 48 uur vooraf een definitief besluit op basis van de weersverwachting en communiceer dat direct met ouders en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.